Zo organiseer je een lampionnenoptocht

Begin minimaal zes weken vooraf met de route, verzamelplek en het eindpunt. Controleer daarna of je een vergunning of melding, verkeersmaatregelen en extra verzekering nodig hebt. Regel vrijwilligers, lampionnen en materialen voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je het aantal deelnemers kunt inschatten. In de laatste week controleer je de route, test je alle verlichting en stuur je deelnemers de praktische informatie over tijd, plaats en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en verzamelplek vastleggen
2 personen
2
Vergunning of melding regelen
3
Verkeersmaatregelen aanvragen
4
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
5
Verzamelplek en eindpunt reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Leverancier voor lampionnen vastleggen
10
Catering bestellen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersrooster maken
14
Route op locatie controleren
2 personen
15
Omwonenden informeren
2 personen
16
Verkeersregelaars instrueren
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemers laatste informatie sturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Lampionnen en materialen controleren
2 personen
21
Verlichting en batterijen testen
2 personen

Event

22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Registratieformulieren klaarleggen
26
Lampionnen uitgiftepunt inrichten
2 personen
27
Knutseltafels inrichten
3 personen
28
Knutselmaterialen verdelen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Routepijlen plaatsen
3 personen
33
Verkeersposten bemannen
6 personen
34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Aanmeldingen afvinken
2 personen
36
Lampionnen uitdelen
3 personen
37
Lampionnen laten versieren
4 personen
38
Kinderen bij knutselen begeleiden
4 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Lampjes uitdelen en controleren
3 personen
43
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
44
Optocht begeleiden
10 personen
45
Achterblijvers begeleiden
2 personen
46
Eindpunt bemannen
3 personen
47
Bezoekers naar uitgang verwijzen
2 personen
48
Lampionnen inzamelen
3 personen
49
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

50
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
51
Partytenten afbreken
4 personen
52
Routepijlen verwijderen
3 personen
53
Servies en materiaal afwassen
3 personen
54
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
59
Gevonden voorwerpen afhandelen
60
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Tafelkleedensetsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 180
Lampionstokjesaantal 180
Ledlampjesaantal 200
Knutselpapieraantal 300
Kleurpotlodensetsaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Kinderschaarsetsaantal 20
Lijmstiftenaantal 40
Plakbandrollenaantal 20
Stickervellenaantal 100

Verlichting

Led-zaklampenaantal 20
Batterijen AAaantal 240
Batterijen AAAaantal 120
Batterijlantaarnsaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonladersaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Veiligheid

Hesjes voor verkeersregelaarsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 12
Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20

Informatie

Routebordenaantal 20
Registratiebordjesaantal 4
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Tips

Leg de route eerst op papier vast en loop die uiterlijk één week vooraf opnieuw. Controleer oversteekplaatsen, smalle stukken, verlichting en een uitwijkroute bij slecht weer.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen minstens vier tot zes weken vooraf. Informeer omwonenden uiterlijk één week voor de optocht over tijdstip, route en eventuele afsluitingen.
Plan per 10 tot 15 deelnemers minimaal één begeleider en wijs daarnaast verkeersregelaars en een achterste begeleider aan. Zet het rooster uiterlijk één week vooraf op papier en geef iedereen een duidelijke positie.
Test alle ledlampjes, batterijlantaarns en lampionnen uiterlijk twee dagen vooraf. Leg per 10 lampionnen minstens twee reservebatterijen klaar en controleer of lampionstokjes stevig vastzitten.
Richt de ontvangstbalie 30 tot 45 minuten voor vertrek in met registratieformulieren, aanmeldgegevens en informatie voor ouders. Zet catering bij het eindpunt klaar met thermoskannen, bekers en water, en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin zes tot acht weken vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, locatie en vrijwilligers vragen meestal meer tijd dan de lampionnen zelf. Rond de laatste week de deelnemersinformatie, routecontrole en materialen af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken op minimaal één begeleider per 10 tot 15 deelnemers. Voeg altijd een voorloper, een achterste begeleider en voldoende verkeersregelaars toe; bij een route met meerdere oversteekplaatsen heb je extra mensen nodig.
Wanneer moet je een vergunning voor een lampionnenoptocht aanvragen?: Controleer dit minimaal zes weken vooraf bij de gemeente. De termijn verschilt per plaats en route, maar een melding of vergunning kan ook verkeersmaatregelen en informatie aan omwonenden vereisen.
Hoeveel reservebatterijen heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Leg per 10 lampionnen minimaal twee reservebatterijen klaar, plus extra batterijen voor led-zaklampen en batterijlantaarns. Test alles twee dagen vooraf en bewaar de reserves bij de ontvangstbalie of bij de hoofdbegeleider.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.