Organiser un défilé de lanternes, étape par étape

Un défilé de lanternes se prépare d’abord comme un parcours encadré, puis comme un atelier créatif et un moment d’accueil. Commencez par définir l’itinéraire, le rassemblement et l’arrivée avant d’envoyer les invitations. Les autorisations, l’assurance, la circulation et l’information des riverains doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévoyez un briefing court, un contrôle des lanternes et une solution claire si la météo se dégrade.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le point de rassemblement
2 personnes
2
Obtenir le permis ou faire la déclaration
3
Demander des mesures de circulation
4
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
5
Réserver le point de rassemblement et le point d’arrivée
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Fixer le fournisseur de lampions
10
Commander le catering
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir le planning des bénévoles
14
Vérifier l’itinéraire sur place
2 personnes
15
Informer les riverains
2 personnes
16
Briefer les régulateurs de trafic
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les dernières informations aux participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Contrôler les lanternes et le matériel
2 personnes
21
Tester l’éclairage et les batteries
2 personnes

Événement

22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Préparer les formulaires d’inscription
26
Installer le point de distribution des lanternes
2 personnes
27
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
28
Répartir le matériel de bricolage
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
33
Tenir les postes de circulation
6 personnes
34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Cocher les inscriptions
2 personnes
36
Distribuer des lanternes
3 personnes
37
Faire décorer les lampions
4 personnes
38
Encadrer les enfants pendant les activités manuelles
4 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Distribuer et vérifier les guirlandes
3 personnes
43
Donner l'ouverture et les consignes de sécurité
2 personnes
44
Encadrer le défilé
10 personnes
45
Encadrer les retardataires
2 personnes
46
Tenir le point d'arrivée
3 personnes
47
Orienter les visiteurs vers la sortie
2 personnes
48
Collecter les lanternes
3 personnes
49
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes

Suivi

50
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
51
Démonter les tentes de fête
4 personnes
52
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
53
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
54
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
55
Nettoyer le lieu
4 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Ranger le stock restant
2 personnes
59
Gérer les objets trouvés
60
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Sets de nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Courses

Décoration

Lampions en papierqté 180
Baguettes de lanternesqté 180
Lampes LEDqté 200
Papier de bricolageqté 300
Sets de crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Sets de ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 20
Feuilles d'autocollantsqté 100

Éclairage

Lampes torches LEDqté 20
Piles AAqté 240
Piles AAAqté 120
Lampes à pilesqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6

Sécurité

Gilets pour les signaleursqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 12
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes de signalisationqté 20

Informations

Panneaux de directionqté 20
Panneaux d’inscriptionqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Conseils

Validez l’itinéraire sur place au moins deux semaines avant le défilé : vérifiez les passages étroits, l’éclairage, les traversées et l’emplacement exact des bénévoles chargés de la circulation.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez les réponses pour prévoir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de gobelets, assiettes et couverts.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 60 minutes : accueil, atelier lanternes, tête du cortège, fermeture du groupe et arrivée. Un briefing de 15 minutes avant le départ évite les hésitations sur le parcours.
Testez toutes les lampes LED, lampes torches et lampes à piles la veille, avec des piles AA et AAA de rechange. Contrôlez aussi les baguettes et les lanternes avant leur distribution, plutôt que pendant le rassemblement.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : tables, chaises, tentes, formulaires et matériel créatif doivent être installés. Gardez les thermos, bouilloires, machines à café et boissons à l’arrivée pour ne pas encombrer le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de définir le parcours, d’obtenir l’autorisation ou de faire la déclaration, de demander les mesures de circulation et de recruter les bénévoles.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant le défilé. Indiquez le lieu et l’heure du rassemblement, l’heure de départ, la durée prévue, les consignes pour les lanternes et la conduite à tenir en cas de météo défavorable.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de lanternes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour l’atelier et 2 pour encadrer le cortège, puis ajoutez des régulateurs selon le nombre de traversées et la longueur du parcours. Pour un petit groupe, comptez généralement 6 à 8 personnes au total.
Comment éclairer les lanternes sans flamme ?: Utilisez des lampes LED ou des lampes à piles et testez-les la veille. Prévoyez des piles AA et AAA de rechange, ainsi que quelques lampes torches LED pour les bénévoles et les zones moins éclairées.

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