Zo organiseer je een lampionnenoptocht

Begin niet met lampionnen maken, maar met de route en de twee locaties: waar verzamelen deelnemers en waar eindigt de tocht? Regel daarna de routevergunning, reserveringen en vrijwilligers, zodat de praktische basis vaststaat. Werk vervolgens aan aanmeldingen, dieetwensen en een veiligheidsplan. Op de dag zelf draait alles om zichtbaarheid, warme catering en een duidelijke inschrijftafel. Met 51 voorbereidende taken en 50 benodigde spullen helpt dit plan je om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en eindpunt vastleggen
2 personen
2
Routevergunning aanvragen
3
Locatie voor start reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Route en veiligheidsplan delen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemerslijst printen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Soep voorbereiden
3 personen
16
Broodjes en beleg klaarzetten
2 personen
17
Lampionmateriaal klaarleggen
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Routepijlen plaatsen
3 personen
23
Verlichting langs route plaatsen
3 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

26
Lampionnen uitdelen
4 personen
27
Lampionnen versieren begeleiden
5 personen
28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Kinderen naar activiteiten begeleiden
3 personen
30
Koffie en thee zetten
2 personen
31
Hapjes uitstallen
2 personen
32
Dranken serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Soep en brood serveren
4 personen
35
Vertrekgroep indelen
3 personen
36
Lampionnen controleren
3 personen
37
Optocht begeleiden
10 personen
38
Verkeerspunten bewaken
6 personen
39
Eindpunt begeleiden
4 personen
40
Warme dranken serveren
3 personen
41
Verloren voorwerpen verzamelen
42
Lampionnen veilig uitdoven
3 personen

Nazorg

43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
4 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Routepijlen verwijderen
3 personen
47
Verlichting opruimen
3 personen
48
Tenten en tafels afbreken
4 personen
49
Materialen drogen en opbergen
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Lampionnenaantal 100
Lampionstokkenaantal 100
Led-theelichtenaantal 120
Reservebatterijenaantal 80
Knutselpapieraantal 200
Kinderschortenaantal 20

Keuken

Soepketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Soepkommenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Muziekbox
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 30
Routebordenaantal 20
Touwaantal 2

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Naamstickersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg start- en eindpunt uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast en vraag de routevergunning direct aan. Deel de route en het veiligheidsplan daarna met alle vrijwilligers, zodat iedereen weet waar posten en knelpunten zijn.
Plan minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers voor inschrijving, begeleiding en het eindpunt. Print de deelnemerslijst vooraf; daarop kun je ook afmeldingen en bijzonderheden bijhouden.
Controleer de verlichting niet pas bij vertrek. Test ledlampen, lichtsnoeren en batterijlantaarns 2 tot 3 dagen eerder en leg reservebatterijen klaar; controleer ook of verlengkabels veilig buiten gebruikt kunnen worden.
Begin 3 tot 4 uur voor de tocht met opbouwen. Zet partytenten, tafels en stoelen eerst neer, richt daarna de inschrijftafel en het EHBO-punt in en plaats routepijlen en verlichting voordat het donker wordt.
Bereid soep en broodjes zo veel mogelijk vooraf voor en zet dranken tijdig koud. Houd bij de eindlocatie aparte plekken voor soep, bekers en afval vrij, zodat deelnemers na aankomst niet in één lange rij hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lampionnenoptocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met route, eindpunt en vergunning. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de tocht, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers op tijd kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers, plus een coördinator. Bij 60 deelnemers heb je dus ongeveer 4 tot 6 begeleiders nodig, verdeeld over start, route en eindpunt.
Wanneer zet je de verlichting langs de route?: Plaats routepijlen en verlichting op de dag zelf uiterlijk 60 tot 90 minuten voor vertrek. Test ledlampen en lichtsnoeren al 2 tot 3 dagen eerder en neem reservebatterijen mee.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig na een lampionnenoptocht?: Voorzie per deelnemer van een kom soep, een broodje en minstens 2 bekers drinken. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd voor soep en broodjes ongeveer 10 procent reserve aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.