Organiser un défilé de lanternes sans rien oublier
Un défilé de lanternes se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, la sécurité et l’accueil. Prévoyez deux lieux distincts, un point de départ clairement indiqué et une arrivée équipée pour servir les boissons et la soupe. Les oublis les plus fréquents concernent l’éclairage du trajet, les piles de rechange, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Le jour même, gardez du temps pour vérifier la météo et tester tout le matériel lumineux.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir l'itinéraire et le point d'arrivée
2 personnes
- 2
Demander l’autorisation de parcours
- 3
Réserver le lieu avant le départ
- 4
Réserver le lieu d’arrivée
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 9
Partager l'itinéraire et le plan de sécurité
- 10
Vérifier les prévisions météo
- 11
Imprimer la liste des participants
- 12
Vérifier le matériel
2 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 15
Préparer la soupe
3 personnes
- 16
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
2 personnes
- 17
Préparer le matériel des lanternes
2 personnes
- 18
Installer les tables
3 personnes
- 19
Installer les chaises
3 personnes
- 20
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 21
Suspendre la décoration
3 personnes
- 22
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
- 23
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
- 24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 25
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Événement
- 26
Distribuer des lanternes
4 personnes
- 27
Encadrer la décoration des lanternes
5 personnes
- 28
Enregistrer les participants
2 personnes
- 29
Accompagner les enfants aux activités
3 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 32
Servir les boissons
3 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Servir la soupe et le pain
4 personnes
- 35
Répartir le groupe de départ
3 personnes
- 36
Vérifier les lanternes
3 personnes
- 37
Encadrer le défilé
10 personnes
- 38
Surveiller les points de circulation
6 personnes
- 39
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
- 40
Servir des boissons chaudes
3 personnes
- 41
Rassembler les objets perdus
- 42
Éteindre les lampions en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 43
Faire la vaisselle
3 personnes
- 44
Rassembler les déchets
4 personnes
- 45
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 46
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
- 47
Ranger l'éclairage
3 personnes
- 48
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
- 49
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
- 50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 51
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 10
Décoration
- Guirlandes en papierqté 12
- Ballonsqté 100
- Lampionsqté 100
- Bâtons de lampionqté 100
- Bougies chauffe-plat LEDqté 120
- Piles de rechangeqté 80
- Papier de bricolageqté 200
- Tabliers pour enfantsqté 20
Cuisine
- Marmites à soupeqté 2
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Louchesqté 4
- Bol à soupeqté 100
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateauxqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Talkies-walkiesqté 10
- Enceinte
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 30
- Panneaux de directionqté 20
- Cordeqté 2
Sécurité
- Gilets réfléchissantsqté 15
- Lampes de pocheqté 10
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
- Étiquettes nominativesqté 120
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Lavettesqté 12
- Brosses à vaisselleqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par définir l’itinéraire et le point d’arrivée, puis demandez l’autorisation de parcours avant d’envoyer les invitations. Partagez ensuite le plan de sécurité et l’heure de rassemblement avec les participants.
- Réservez le lieu de départ et celui d’arrivée séparément. Prévoyez une zone d’inscription, des tables et des chaises à l’arrivée, plutôt que de tout installer au dernier moment.
- Répartissez les bénévoles par poste au moins 7 jours avant le défilé : accueil, accompagnement du parcours, premiers secours, préparation de la soupe et rangement. Une seule personne ne peut pas surveiller tous ces points.
- Testez chaque lanterne, lampe LED et guirlande le jour précédent, avec des piles de rechange. Installez l’éclairage le long du parcours avant l’arrivée des participants, car une décoration lumineuse ne remplace pas un chemin visible.
- Préparez la soupe, les sandwiches et les boissons avant le départ, puis gardez-les au chaud ou au frais selon le produit. Utilisez les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis pour ajuster les quantités et prévoir les alternatives nécessaires.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?
- Prévoyez au moins 4 semaines. Ce délai permet de demander l’autorisation du parcours, de réserver les deux lieux, d’envoyer les invitations et de répartir les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement.
- Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?
- Faites la demande dès que l’itinéraire et le point d’arrivée sont définis, idéalement 4 semaines avant le défilé. N’envoyez pas les invitations avec un parcours encore incertain.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de lanternes ?
- Prévoyez au minimum 1 responsable pour l’accueil, 1 pour les premiers secours, 1 pour la préparation à l’arrivée et plusieurs accompagnateurs répartis le long du parcours. Pour un groupe de 50 personnes, comptez environ 5 à 6 bénévoles au total.
- Quand préparer la soupe et installer les lanternes ?
- Préparez la soupe et les garnitures le jour même, suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’arrivée. Vérifiez et assemblez le matériel des lanternes la veille, puis contrôlez les piles et l’éclairage du parcours avant le départ.
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