Einen Laternenumzug Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Laternenumzug entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Abend ruhig abläuft. Beginne mit Route, Start- und Endpunkt sowie der nötigen Genehmigung. Danach folgen Anmeldungen, Helfer, Sicherheitsplan und Verpflegung. In der letzten Woche prüfst du Material, Beleuchtung und Wetter; am Veranstaltungstag richtest du zuerst Strecke, Anmeldetisch und Erste-Hilfe-Station ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Endpunkt festlegen
2 Personen
2
Routen-Genehmigung beantragen
3
Ort für den Start reservieren
4
Endlocation reservieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Route und Sicherheitsplan teilen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Teilnehmerliste ausdrucken
12
Materialien prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Getränke kalt stellen
2 Personen
15
Suppe vorbereiten
3 Personen
16
Brötchen und Belag bereitstellen
2 Personen
17
Laternenmaterial bereitlegen
2 Personen
18
Tische aufstellen
3 Personen
19
Stühle aufstellen
3 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Dekoration aufhängen
3 Personen
22
Wegweiser aufstellen
3 Personen
23
Beleuchtung entlang der Route anbringen
3 Personen
24
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
25
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen

Event

26
Lampions verteilen
4 Personen
27
Laternen schmücken begleiten
5 Personen
28
Teilnehmer registrieren
2 Personen
29
Kinder zu den Aktivitäten begleiten
3 Personen
30
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
31
Snacks auslegen
2 Personen
32
Getränke servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Suppe und Brot servieren
4 Personen
35
Abfahrtsgruppe einteilen
3 Personen
36
Laternen kontrollieren
3 Personen
37
Umzug begleiten
10 Personen
38
Verkehrspunkte überwachen
6 Personen
39
Zielpunkt begleiten
4 Personen
40
Heiße Getränke servieren
3 Personen
41
Fundsachen sammeln
42
Lampions sicher löschen
3 Personen

Nachbereitung

43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Abfall sammeln
4 Personen
45
Location reinigen
4 Personen
46
Wegweiser entfernen
3 Personen
47
Beleuchtung abbauen
3 Personen
48
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
49
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
LampionsAnz. 100
LaternenstäbeAnz. 100
LED-TeelichterAnz. 120
ErsatzbatterienAnz. 80
BastelpapierAnz. 200
KinderschürzenAnz. 20

Küche

SuppenkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
SuppenschalenAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
TablettsAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10
Musikbox
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 30
WegweiserAnz. 20
SeilAnz. 2

Sicherheit

WarnwestenAnz. 15
TaschenlampenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 120

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
SchwammtücherAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Endpunkt mindestens sechs Wochen vorher fest und beantrage die Routen-Genehmigung anschließend. Plane dabei nicht nur den Weg, sondern auch einen gut erreichbaren Start- und Endort.
Reserviere Startort und Endlocation frühzeitig, besonders wenn dort Suppe, Getränke und Laternenmaterial ausgegeben werden. Für Auf- und Abbau solltest du jeweils mindestens 60 Minuten zusätzlich einplanen.
Teile den Sicherheitsplan spätestens drei Tage vorher mit allen Freiwilligen. Besetze Einweisung, Streckenposten, Anmeldetisch und Erste-Hilfe-Station mit klar benannten Personen statt mit einer allgemeinen Helferliste.
Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend und bereite die Suppe so vor, dass sie beim Eintreffen der Gruppe heiß ausgegeben werden kann. Rechne bei der Verpflegung mit zusätzlichen Portionen für Helfer und Nachzügler.
Teste LED-Lampen, Lichterketten, Batterielaternen und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Lege Ersatzbatterien, Laternenstäbe und Bastelmaterial gemeinsam bereit, damit bei Dunkelheit nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laternenumzug anmelden?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit der Planung und beantrage die Genehmigung, sobald Route und Termin feststehen. Spätestens drei Tage vor dem Umzug sollten alle Helfer den Sicherheitsplan und die aktuelle Strecke kennen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Laternenumzug?: Für einen kleinen Umzug solltest du mindestens sechs Helfer einteilen: zwei für Start und Anmeldung, drei für die Strecke und eine Person für Erste Hilfe. Bei längeren Routen oder mehreren Gruppen kommt etwa ein Streckenposten pro 50 bis 75 Meter hinzu.
Was braucht man für die Verpflegung beim Laternenumzug?: Plane pro angemeldeter Person mindestens eine Suppenportion, einen Becher und ein Brötchen ein; für Helfer und Nachzügler kommen etwa 10 Prozent Reserve hinzu. Getränke solltest du mindestens zwei bis drei Stunden vor Beginn kalt stellen, die Suppe kurz vor der Ausgabe erhitzen.
Wann sollte man die Laternenbeleuchtung aufbauen?: Bringe die Beleuchtung entlang der Route etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Start an und teste sie bei abnehmendem Tageslicht. Ersatzbatterien und zusätzliche LED-Lampen sollten bereits am Anmeldetisch liegen, nicht erst im Lager gesucht werden.

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