Zo organiseer je een kunstroutewandeling

Begin met de route, niet met de uitnodiging. Leg eerst vast welke locaties en kunstenaars meedoen, hoeveel deelnemers je verwacht en waar de wandeling start en eindigt. Controleer daarna vergunningen, toegankelijkheid en sanitaire voorzieningen. Pas als de route uitvoerbaar is, maak je het aanmeldformulier en de routekaart. Op de dag zelf draait veel om duidelijke bewegwijzering, een goed voorbereide ontvangsttafel en iemand die wijzigingen of vertragingen coördineert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en locaties vastleggen
2 personen
2
Kunstenaars en locaties bevestigen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Start- en eindlocatie reserveren
5
Catering en sanitaire voorzieningen reserveren
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Routekaart ontwerpen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
12
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
13
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
17
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Catering sorteren en koelen
2 personen
20
Startlocatie schoonmaken
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Kunstenaarsruimtes controleren
3 personen
24
Routepijlen langs de route plaatsen
3 personen
25
Informatieborden ophangen
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Ontvangst van deelnemers
3 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Routekaarten en badges uitdelen
2 personen
32
Welkomstwoord geven
33
Wandelaars begeleiden
4 personen
34
Kunstenaars en bezoekers ontvangen
4 personen
35
Dranken serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
39
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
40
Afsluiting aankondigen

Nazorg

41
Routepijlen en borden verwijderen
3 personen
42
Kunstenaarsruimtes leeg opleveren
3 personen
43
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
44
Afval inzamelen en scheiden
2 personen
45
Startlocatie schoonmaken
2 personen
46
Meubilair terugplaatsen
3 personen
47
Voorraad en materialen controleren
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen registreren
50
Deelnemerslijst en contactgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Pijlers voor routepijlenaantal 30
Ballastzakkenaantal 12

Promotie

Routekaartenaantal 70
Deelnemerslijstenaantal 4
Naambadgesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Plakbandrollenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route in één logische volgorde en loop haar zelf volledig na. Noteer per locatie de verwachte bezoektijd, loopafstand en eventuele drempels of trappen; zo ontdek je knelpunten voordat deelnemers komen.
Bevestig kunstenaars en locaties uiterlijk twee tot drie weken vooraf schriftelijk. Vraag tegelijk de kunstenaarsinformatie op voor de routekaart en controleer wie op de dag zelf daadwerkelijk aanwezig is.
Maak de inschrijving pas definitief nadat je een maximumaantal deelnemers hebt bepaald. Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften in hetzelfde formulier, zodat catering en routebegeleiding niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Bereid de bewegwijzering voor alsof iemand de route zonder uitleg moet kunnen volgen. Plaats routepijlen en informatieborden op kruispunten en donkere stukken, gebruik ballast bij losse borden en neem plakband, tie-wraps en scharen mee voor herstelwerk.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw en controle. Zet de ontvangsttafel klaar met routekaarten, deelnemerslijsten en naambadges, koel de catering op tijd en geef vrijwilligers portofoons of een afgesproken telefoonprocedure.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstroutewandeling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en kunstenaars. Regel vergunningen, start- en eindlocatie en catering bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de wandeling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kunstroutewandeling?: Reken op minimaal 1 coördinator en 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers als er meerdere locaties zijn. Voeg per extra routegroep minstens 1 begeleider toe, zodat niemand achterblijft bij een locatie.
Wanneer maak je de routekaart voor een kunstroutewandeling?: Maak een eerste versie ongeveer 3 weken vooraf, nadat route en kunstenaars zijn bevestigd. Controleer de kaart nog één keer tijdens de routecheck en print de definitieve versie uiterlijk 2 dagen voor het evenement.
Hoeveel eten en drinken moet je regelen voor een kunstroutewandeling?: Voor de ontvangst kun je per deelnemer rekenen op 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur, plus water voor onderweg of bij terugkomst. Bestel de catering op basis van de definitieve aanmeldingen en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.