Cómo organizar un paseo por una ruta de arte

Un paseo por una ruta de arte combina varias ubicaciones, artistas y grupos de visitantes, así que la organización empieza mucho antes del día del recorrido. Primero fija la ruta, confirma cada espacio y revisa permisos, accesibilidad y horarios. Después abre las inscripciones, recoge las preferencias alimentarias y asigna voluntarios. En la última semana prepara mapas, acreditaciones y señalización; el día anterior, comprueba el catering, los espacios de los artistas y todos los puntos de orientación.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ruta y los lugares
2 personas
2
Confirmar artistas y ubicaciones
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Reservar la ubicación de salida y llegada
5
Reservar catering y servicios sanitarios
6
Crear formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Diseñar el mapa de ruta
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar voluntarios
12
Recopilar información de los artistas
2 personas
13
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Imprimir mapas de ruta y listas de participantes
2 personas
16
Preparar acreditaciones
17
Hacer flechas de ruta y carteles informativos
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Clasificar y refrigerar el catering
2 personas
20
Limpiar el lugar de salida
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
3 personas
22
Montar la mesa de recepción
2 personas
23
Comprobar los espacios de los artistas
3 personas
24
Colocar flechas de ruta a lo largo del recorrido
3 personas
25
Colocar carteles informativos
2 personas
26
Preparar café y té
2 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

29
Recepción de participantes
3 personas
30
Registrar a los participantes
2 personas
31
Repartir mapas de ruta y acreditaciones
2 personas
32
Dar la bienvenida
33
Guiar a los caminantes
4 personas
34
Recibir a artistas y visitantes
4 personas
35
Servir las bebidas
2 personas
36
Servir aperitivos
2 personas
37
Rellenar las bebidas
38
Comprobar periódicamente las flechas de ruta
2 personas
39
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
40
Anunciar el cierre

Seguimiento

41
Retirar las flechas y señales de la ruta
3 personas
42
Entregar los espacios de los artistas vacíos
3 personas
43
Recoger y lavar la vajilla
2 personas
44
Recoger y separar los residuos
2 personas
45
Limpiar el lugar de salida
2 personas
46
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
47
Comprobar el stock y el material
48
Devolver el material prestado
2 personas
49
Registrar objetos perdidos
50
Archivar la lista de participantes y los datos de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 24
Mesas altascant. 3
Mantelescant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Iluminación

Faroles LEDcant. 8

Decoración

Flechas de rutacant. 30
Paneles informativoscant. 12
Postes para flechas de rutacant. 30
Sacos de lastrecant. 12

Promoción

Mapas de rutacant. 70
Listas de participantescant. 4
Credencialescant. 70
Portabadgescant. 70
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Tijerascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de servircant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta antes de invitar a nadie: confirma los artistas, las ubicaciones, la salida y la llegada, y calcula el tiempo real entre cada parada. Deja una alternativa por si un espacio deja de estar disponible.
Revisa permisos, notificaciones y accesibilidad con antelación. Haz una prueba completa del recorrido al menos 7 días antes y anota desniveles, tramos estrechos y puntos donde el grupo pueda separarse.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Con esa cifra final podrás preparar acreditaciones, listas de participantes y la cantidad de catering sin improvisar.
Asigna voluntarios por función, no solo por ubicación: recepción, acompañamiento del grupo, contacto con artistas y resolución de incidencias. Entrega walkie-talkies o teléfonos cargados y una batería externa a quienes estén alejados de la salida.
Coloca flechas, carteles informativos y mapas antes de que llegue el primer participante. Comprueba cada cruce desde el sentido de marcha y asegura los postes con cinta, bridas o sacos de lastre para que sigan visibles durante todo el paseo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar artistas, ubicaciones, permisos y servicios. Reserva la última semana para revisar la ruta, cerrar inscripciones e imprimir el material.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del paseo?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Ese plazo permite preparar listas, acreditaciones, mapas y catering según el número real de participantes.
¿Cómo calculo el catering para una ruta de arte?: Usa el número confirmado de participantes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Separa y refrigera el catering el día anterior, y lleva las preferencias dietéticas identificadas desde la recepción.
¿Cuándo se coloca la señalización de la ruta?: Coloca flechas y carteles el mismo día, antes de abrir la recepción, y haz una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Retira después los elementos para no dejarlos en la vía pública.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.