So organisierst du einen Kunstrundgang

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Route erst fest, wenn Künstler und Veranstaltungsorte verbindlich zugesagt haben. Plane pro Station genug Zeit für Begrüßung und Fragen ein und prüfe die Strecke anschließend auf Barrierefreiheit.
• Kläre Genehmigungen und Meldungen spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Rundgang. Besonders Start- und Zielort, Catering und Sanitäranlagen werden häufig zu spät reserviert.
• Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. Drucke Routenpläne, Teilnehmerlisten und Namensschilder spätestens am Vortag, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
• Teile Helfer nicht nur für den Empfang ein, sondern auch für Route, Künstlerbereiche und spontane Rückfragen. Funkgeräte, Powerbanks und eine sichtbare Beschilderung verhindern, dass einzelne Personen unterwegs nicht erreichbar sind.
• Stelle Wegweiser und Informationstafeln am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Gäste auf. Richte den Empfangstisch ein, kühle das Catering und kontrolliere jede Station mindestens 60 Minuten vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kunstrundgang organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Route, Künstler, Orte, Genehmigungen und Start- und Zielort sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin feststehen.

Wie viele Stationen sollte ein Kunstrundgang haben?

Plane für jede Station ungefähr 20 bis 30 Minuten ein und rechne zusätzlich 10 bis 15 Minuten Wegzeit ein. Bei einem Rundgang von zwei bis drei Stunden sind meist vier bis sechs Stationen gut machbar.

Wann sollte die Anmeldung für einen Kunstrundgang geschlossen werden?

Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vor dem Termin. So bleiben mindestens fünf Tage, um Teilnehmerlisten, Namensschilder, Catering und Sitzplätze verlässlich vorzubereiten.

Wann prüft man die Route und das Wetter?

Prüfe die Route auf Barrierefreiheit spätestens eine Woche vorher und kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn erneut. Bei schlechtem Wetter solltest du den Ablauf und die Beschilderung am Veranstaltungstag noch einmal anpassen.