Zo organiseer je een kunstopendag zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de deelnemende kunstenaars. Leg daarna de locatie, workshops en begeleiders vast, zodat je weet hoeveel ruimte, materialen en deelnemers je moet plannen. Werk vervolgens toe naar aanmeldingen, promotie en de praktische voorbereiding van kunstwerken en workshops. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: eerst de ruimte indelen, daarna de expositie plaatsen en pas dan ontvangst en catering klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
3
Workshops en demonstraties plannen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
6
Aanmeldformulier aanmaken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters ophangen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kunstwerken en maten inventariseren
2 personen
13
Expositielabels ontwerpen
14
Programma en plattegrond drukken
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
18
Materialen per workshop klaarzetten
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Expositiepanelen plaatsen
4 personen
23
Kunstwerken ophangen
4 personen
24
Sculpturen en keramiek opstellen
3 personen
25
Expositielabels bevestigen
2 personen
26
Workshoptafels inrichten
3 personen
27
Materialen per werkplek verdelen
3 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Naambadges en presentielijst klaarleggen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
32
Verlichting en muziek testen
2 personen
33
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

34
Deuren openen voor bezoekers
2 personen
35
Bezoekers ontvangen
2 personen
36
Aanmeldingen registreren
2 personen
37
Programma uitdelen
38
Kunstenaars voorstellen
39
Rondleiding begeleiden
2 personen
40
Schilderworkshop begeleiden
2 personen
41
Keramiekdemonstratie begeleiden
2 personen
42
Tekendemonstratie begeleiden
2 personen
43
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
44
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
48
Buffet bijhouden
2 personen
49
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
50
Workshopmaterialen aanvullen
51
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
52
Afvalbakken legen
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Verkoopregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

55
Kunstwerken afbouwen
4 personen
56
Expositiepanelen demonteren
3 personen
57
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
58
Resterende catering verpakken
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Kunstwerken veilig terugbrengen
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
66
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 12
Displaykubussenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafellinnenaantal 10

Decoratie

Expositiepanelenaantal 12
Schildersezelsaantal 10
Wandhakenaantal 40
Schilderijdradenaantal 20
Expositielabelsaantal 40
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Vlaggetjesaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 50

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplankenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Lijmpistolenaantal 6
Snijmattenaantal 10
Schortenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 10
Rolsteekwagensaantal 2

Keuken

Maatbekersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Voedselbakkenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst definitief voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per workshop de begintijd, duur, maximale groepsgrootte en benodigde materialen; wijzigingen daarna zorgen snel voor dubbele aanmeldingen.
Vraag bij elke kunstenaar vroegtijdig de afmetingen en kwetsbaarheid van de werken op. Gebruik die inventarisatie om expositiepanelen, schildersezels, wandhaken en displaykubussen passend in te delen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de kunstopendag af en verwerk dieetwensen direct in je boodschappenlijst. Zo weet je hoeveel stoelen, programmabladen, drank en servies je werkelijk nodig hebt.
Leg workshopmaterialen per activiteit apart klaar, liefst in gelabelde bakken of stapels. Controleer dit vóór het openen van de locatie; tijdens de ontvangst ontbreekt meestal de tijd om nog te sorteren.
Plan de opbouw in vaste stappen: tafels en stoelen plaatsen, panelen en ophangmateriaal monteren, kunstwerken ophangen of neerzetten, labels bevestigen en daarna pas dranken koelen en de ontvangsttafel inrichten. Reserveer hiervoor minimaal twee uur met meerdere helpers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstopendag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kunstenaars. Plan workshops en promotie uiterlijk 4 tot 6 weken voor de dag, zodat deelnemers zich tijdig kunnen aanmelden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstopendag?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine expositie en 3 tot 4 uur als je meerdere panelen, workshops en kwetsbare werken opbouwt. Laat minstens één persoon de opbouw coördineren en houd een halfuur buffer voor ontbrekend materiaal.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstopendag?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en plaats daarna meerdere promotieberichten. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement af, zodat je deelnemersaantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel drank en servies heb je nodig voor een kunstopendag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Neem per bezoeker minimaal één kopje of glas en voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor workshops, omvallen en extra helpers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.