Kunst-Open-Tag organisieren: vom Programm bis zum Aufbau

Bei einem Kunst-Open-Tag laufen Ausstellung, Workshops und Demonstrationen gleichzeitig. Lege deshalb zuerst Datum, Programm und beteiligte Künstler fest, bevor du die Location und Anmeldungen organisierst. Danach folgen Werbung, Teilnehmerverwaltung und die genaue Ausstellungsplanung mit Maßen, Etiketten und Lageplan. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan: Empfang, Sitzplätze, Ausstellungstafeln, Exponate, Workshopmaterialien und Getränke müssen in der richtigen Reihenfolge bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Künstler bestätigen
2 Personen
3
Workshops und Demonstrationen planen
2 Personen
4
Location reservieren
5
Workshopleiter festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Poster aufhängen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Kunstwerke und Maße inventarisieren
2 Personen
13
Exponatetiketten gestalten
14
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
18
Materialien pro Workshop bereitlegen
3 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Location öffnen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Ausstellungstafeln aufstellen
4 Personen
23
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
24
Skulpturen und Keramik aufstellen
3 Personen
25
Ausstellungsetiketten anbringen
2 Personen
26
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
27
Materialien pro Arbeitsplatz verteilen
3 Personen
28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
29
Namensschilder und Anwesenheitsliste bereitlegen
30
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
31
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
32
Beleuchtung und Musik testen
2 Personen
33
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen

Event

34
Türen für Besucher öffnen
2 Personen
35
Besucher empfangen
2 Personen
36
Anmeldungen erfassen
2 Personen
37
Programm verteilen
38
Künstler vorstellen
39
Führung begleiten
2 Personen
40
Malkurs begleiten
2 Personen
41
Keramikvorführung betreuen
2 Personen
42
Zeichenvorführung betreuen
2 Personen
43
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
44
Besucherfragen beantworten
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
48
Buffet nachfüllen
2 Personen
49
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
50
Workshop-Materialien auffüllen
51
Werkbänke zwischendurch reinigen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
53
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
54
Verkaufsregistrierung abschließen
2 Personen

Nachbereitung

55
Kunstwerke abbauen
4 Personen
56
Ausstellungspaneele abbauen
3 Personen
57
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
58
Übriges Catering verpacken
2 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Location reinigen
4 Personen
62
Abfall entsorgen
2 Personen
63
Kunstwerke sicher zurückbringen
3 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
66
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Empfangstisch
HockerAnz. 12
DisplaywürfelAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
TischwäscheAnz. 10

Dekoration

AusstellungstafelnAnz. 12
StaffeleienAnz. 10
WandhakenAnz. 40
MalerdrahtAnz. 20
AusstellungsetikettenAnz. 40
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
WimpelAnz. 3
BlumenarrangementsAnz. 4
NamensschilderAnz. 50

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierbretterAnz. 6
SchälchenAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HeißklebepistolenAnz. 6
SchneidemattenAnz. 10
SchürzenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 10
RollwagenAnz. 2

Küche

MessbecherAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstler und Workshopleiter spätestens 6 Wochen vorher. Erst dann kannst du das Programm, die benötigten Materialien und die Platzverteilung zuverlässig festlegen.
Miss jedes Kunstwerk inklusive Rahmen und notiere die Maße in einer Liste. Plane zwischen den Exponaten mindestens 10 bis 15 Zentimeter Abstand ein, damit Etiketten und Hängung nicht zu dicht wirken.
Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vor dem Termin. Frage dort auch nach Ernährungswünschen und begrenze Workshops nach Raumgröße und vorhandenen Sitzplätzen.
Drucke Programm, Lageplan und Ausstellungsetiketten nicht erst am Vortag. Eine Woche vorher bleibt Zeit, Namen, Uhrzeiten, Maße und Schreibfehler zu prüfen.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Stelle zuerst Tische, Stühle und Ausstellungstafeln auf, hänge danach die Kunstwerke und richte zuletzt Empfang, Getränke und Workshopmaterialien ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kunst-Open-Tag planen?: Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher. Künstler, Workshopleiter und Location sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein, damit Werbung und Anmeldung rechtzeitig starten können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunst-Open-Tags?: Für eine Ausstellung mit Workshops solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Bei vielen Kunstwerken oder mehreren Räumen sind 4 bis 5 Stunden realistischer, besonders wenn Haken, Drähte und Ausstellungstafeln noch vorbereitet werden müssen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kunst-Open-Tag verschicken?: Verschicke Einladungen und veröffentliche die ersten Ankündigungen etwa 4 Wochen vorher. Erinnere angemeldete Gäste zusätzlich 3 bis 5 Tage vor dem Termin an Uhrzeit, Adresse und gebuchte Workshops.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kunst-Open-Tag?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser in Karaffen bereit und kühle zusätzliche Getränke spätestens am Veranstaltungstag.

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