Zo organiseer je een kunstmarkt

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers. Daarna werf je kunstenaars, open je de inschrijving en leg je vast wat iedere deelnemer nodig heeft. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, maak je de kraamindeling en regel je vergunningen, materialen en promotie. Plan de opbouw ruim voor openingstijd: tenten, tafels, expositieborden, verlichting en betaalpunten kosten samen meer tijd dan je vooraf denkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Kunstenaars benaderen
3 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
7
Posters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamindeling maken
2 personen
11
Kunstenaarsindeling bevestigen
2 personen
12
Reservering voor materialen maken
13
Vergunningen controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Weersplan met deelnemers delen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen ophalen
3 personen
18
Contant geld en kassa klaarzetten
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Terrein en toegang controleren
2 personen
21
Tenten opbouwen
6 personen
22
Kraamtafels opstellen
5 personen
23
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
24
Expositieborden plaatsen
4 personen
25
Verlichting installeren
3 personen
26
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
27
Informatiebalie inrichten
2 personen
28
Kunstenaars ontvangen
3 personen
29
Kramen aan deelnemers toewijzen
2 personen
30
Kunstwerken uitladen
6 personen
31
Kunstwerken tentoonstellen
8 personen
32
Prijslijsten en labels plaatsen
4 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Opening verzorgen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
3 personen
37
Informatiebalie bemannen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Verlichting controleren
44
Laatste bezoekers informeren
2 personen
45
Verkoopoverzicht verzamelen
2 personen
46
Kunstwerken veilig inpakken
6 personen
47
Kunstenaars uitchecken
3 personen

Nazorg

48
Tenten afbreken
6 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
50
Expositieborden afbreken
4 personen
51
Decoratie verwijderen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Onverkochte materialen terugbrengen
3 personen
58
Betalingen en kas afsluiten
2 personen
59
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4

Presentatie

Expositiebordenaantal 24
Schildersezelsaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Kunstenaarslabelsaantal 120
Prijslijstenaantal 40
Klembordenaantal 40
Kunststofhoezenaantal 100
Kunststof bakkenaantal 40
Verpakkingspapierrollenaantal 12
Cadeaulintrollenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoon
Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Buitenlampenaantal 8

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Decoratieve vazenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soeplepelsaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Handvegersaantal 4
Stofferblikkenaantal 4

Veiligheid

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintrollenaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemersvoorwaarden vast voordat je kunstenaars benadert. Vermeld bijvoorbeeld de beschikbare kraamruimte, opbouwtijd, verkoopafspraken en uiterste inschrijfdatum, zodat je later geen losse uitzonderingen hoeft te verwerken.
Open de aanmelding pas nadat je de praktische capaciteit hebt bepaald. Tel het aantal beschikbare tafels, tenten en expositieborden en houd minstens één plek vrij voor de informatiebalie of een onvoorziene deelnemer.
Maak de kraamindeling zodra de inschrijvingen sluiten en stuur die bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de markt. Zet kunstenaarslabels, prijslijsten en eventuele stroompunten meteen op dezelfde plattegrond.
Controleer vergunningen en het weer niet pas op de ochtend zelf. Deel bij een buitenmarkt minimaal 48 uur vooraf je weersplan, inclusief wat er met tenten, kunstwerken en afgelaste deelname gebeurt.
Reserveer voor de opbouw een apart tijdsblok van minstens 2 uur. Test betaalterminals, kassa's, verlengkabels en verlichting voordat bezoekers komen; een ontbrekende stekkerdoos of lege lamp valt dan nog te herstellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie en deelnemersvoorwaarden vast; daarna heb je tijd nodig voor kunstenaarswerving, inschrijvingen, promotie en vergunningen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstmarkt op te bouwen?: Reken met minimaal 2 uur voor een kleine markt en langer als je meerdere tenten, kraamtafels en expositieborden plaatst. Plan de locatieopening zo dat verlichting, betaalpunten en de kunstenaarsindeling minstens 30 minuten voor bezoekers klaar zijn.
Wanneer moet je kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de markt en geef 2 tot 3 weken inschrijftijd. Bevestig deelname en kraamplek uiterlijk 7 dagen voor de start, zodat deelnemers hun presentatie kunnen voorbereiden.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een kunstmarkt?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over doorgaan, verplaatsen of afgelasten. Controleer of partytenten, kunststofhoezen en kunststof bakken voldoende bescherming bieden en informeer alle deelnemers direct over het gekozen plan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.