Kunstmarkt organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Abbau
Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Veranstaltungstag. Bestätige zuerst Datum und Ort, kläre Teilnahmebedingungen und sprich Künstler frühzeitig an. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Genehmigungen und die Reservierung von Tischen, Zelten und Ausstellungsmaterial. Plane außerdem einen Wetterablauf, eine gut sichtbare Kasse und genügend Zeit für Aufbau und Zugangskontrolle ein. Der fertige Plan bündelt 59 Aufgaben und 55 benötigte Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 3
Künstler ansprechen
3 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
- 7
Poster verteilen
3 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 11
Künstlerzuteilung bestätigen
2 Personen
- 12
Reservierung für Materialien machen
- 13
Genehmigungen prüfen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Wetterplan mit den Teilnehmern teilen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Materialien abholen
3 Personen
- 18
Bargeld und Kasse bereitstellen
2 Personen
Event
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Gelände und Zugang kontrollieren
2 Personen
- 21
Zelte aufbauen
6 Personen
- 22
Standtische aufstellen
5 Personen
- 23
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
- 24
Ausstellungstafeln aufstellen
4 Personen
- 25
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 26
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 27
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 28
Künstler empfangen
3 Personen
- 29
Stände den Teilnehmenden zuweisen
2 Personen
- 30
Kunstwerke ausladen
6 Personen
- 31
Kunstwerke ausstellen
8 Personen
- 32
Preisliste und Etiketten platzieren
4 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 34
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 35
Eröffnung betreuen
2 Personen
- 36
Besucher begrüßen
3 Personen
- 37
Infostand besetzen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 39
Snacks servieren
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Mülleimer leeren
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 43
Beleuchtung kontrollieren
- 44
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 45
Verkaufsübersicht sammeln
2 Personen
- 46
Kunstwerke sicher verpacken
6 Personen
- 47
Künstler auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 48
Zelte abbauen
6 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 50
Ausstellungstafeln abbauen
4 Personen
- 51
Dekoration entfernen
3 Personen
- 52
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 53
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 54
Location reinigen
4 Personen
- 55
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 57
Nicht verkaufte Materialien zurückbringen
3 Personen
- 58
Zahlungen und Kasse abschließen
2 Personen
- 59
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 6
- KlappischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 8
- Informationsstand
- KleiderständerAnz. 4
Präsentation
- AusstellungstafelnAnz. 24
- StaffeleienAnz. 20
- TischdeckenAnz. 24
- KünstlerbeschriftungenAnz. 120
- PreislisteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 40
- KunststoffhüllenAnz. 100
- KunststoffbehälterAnz. 40
- VerpackungspapierrollenAnz. 12
- GeschenkbandrollenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare LampenAnz. 12
- Beschallungsanlage
- Mikrofon
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- AußenlampenAnz. 8
Dekoration
- WillkommensschilderAnz. 3
- WegweiserAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 10
- Dekorative VasenAnz. 10
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenkellenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- KehrschaufelnAnz. 4
Sicherheit
- AbsperrpfostenAnz. 12
- Absperrbänder-RollenAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Teilnahmebedingungen fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. Nenne dort Standgröße, Aufbauzeiten, Strombedarf, Verkaufsregeln und eine Frist für die Anmeldung.
- Frage Künstler möglichst 6 bis 8 Wochen vorher an. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen, Ernährungswünsche zu erfassen und die Standaufteilung verbindlich zu bestätigen.
- Erstelle die Standaufteilung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und verschicke sie mindestens 7 Tage vor dem Markt. Weise dabei auch Informationsstand, Sitzplätze und Zugänge aus.
- Prüfe Genehmigungen und Wetter spätestens 3 Tage vorher. Teile bei einer Veranstaltung im Freien den Wetterplan mit und entscheide rechtzeitig, ob Zelte, Beleuchtung oder ein Ausweichbereich gebraucht werden.
- Plane für den Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden Aufbau ein. Stelle zuerst Zelte und Tische auf, danach Ausstellungstafeln, Beschriftungen, Beleuchtung, Kassen und Kartenterminals; eine Person sollte den Zugang kontrollieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstleranfragen, Anmeldefrist, Genehmigungen und die Reservierung von Zelten, Tischen und Ausstellungstafeln brauchen meist mehrere Wochen.
- Wie viele Künstler braucht man für einen Kunstmarkt?
- Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Rechne pro Künstler mit einem klar abgegrenzten Stand und plane zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent freie Fläche für Wege, Zugang und Besucherbewegung ein.
- Wann muss die Standaufteilung für einen Kunstmarkt fertig sein?
- Erstelle sie nach Ende der Anmeldefrist und bestätige sie spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So können Künstler ihre Anreise, Tischgröße und benötigte Materialien rechtzeitig prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstmarkts?
- Plane für einen kleinen bis mittleren Markt mindestens 2 Stunden ein. Bei Zelten, Ausstellungstafeln, Beleuchtung und Beschallung sind 3 bis 4 Stunden realistischer, besonders wenn Materialien erst abgeholt werden müssen.
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