Organiser un marché de l’art sans oublier l’essentiel
Un marché de l’art se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et le lieu, rédiger des conditions de participation claires et contacter les artistes avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise la répartition des stands, les autorisations et le matériel. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : besoins alimentaires, météo, éclairage, caisse et accès au site doivent être vérifiés avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
- 3
Contacter les artistes
3 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
- 7
Distribuer les affiches
3 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Établir la répartition des stands
2 personnes
- 11
Confirmer la répartition des artistes
2 personnes
- 12
Créer une réservation pour le matériel
- 13
Vérifier les autorisations
- 14
Vérifier les prévisions météo
- 15
Partager le plan météo avec les participants
2 personnes
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Récupérer le matériel
3 personnes
- 18
Préparer l’argent liquide et la caisse
2 personnes
Événement
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Contrôler le site et l'accès
2 personnes
- 21
Monter les tentes
6 personnes
- 22
Installer les tables de stand
5 personnes
- 23
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
- 24
Installer les panneaux d'exposition
4 personnes
- 25
Installer l'éclairage
3 personnes
- 26
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 27
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 28
Accueil des artistes
3 personnes
- 29
Attribuer les stands aux participants
2 personnes
- 30
Décharger les œuvres d’art
6 personnes
- 31
Exposer les œuvres d’art
8 personnes
- 32
Afficher les listes de prix et les étiquettes
4 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 34
Préparer les en-cas
3 personnes
- 35
Assurer l’ouverture
2 personnes
- 36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 37
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 38
Servir le café et le thé
3 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Vider les poubelles
2 personnes
- 42
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 43
Vérifier l'éclairage
- 44
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 45
Rassembler l’aperçu des ventes
2 personnes
- 46
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
- 47
Enregistrer le départ des artistes
3 personnes
Suivi
- 48
Démonter les tentes
6 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 50
Démonter les panneaux d’exposition
4 personnes
- 51
Retirer la décoration
3 personnes
- 52
Faire la vaisselle
3 personnes
- 53
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 54
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 55
Inventorier le matériel
2 personnes
- 56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 57
Rapporter le matériel invendu
3 personnes
- 58
Clôturer les paiements et la caisse
2 personnes
- 59
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables pliantesqté 24
- Chaisesqté 80
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 8
- Bureau d’information
- Portants à vêtementsqté 4
Présentation
- Panneaux d’expositionqté 24
- Chevaletsqté 20
- Nappesqté 24
- Étiquettes des artistesqté 120
- Listes de prixqté 40
- Presse-papiersqté 40
- Housses en plastiqueqté 100
- Bacs en plastiqueqté 40
- Rouleaux de papier d’emballageqté 12
- Rouleaux de ruban cadeauqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Lampes rechargeablesqté 12
- Système de sonorisation
- Microphone
- Terminaux de paiementqté 2
- Caissesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes d'extérieurqté 8
Décoration
- Panneaux de bienvenueqté 3
- Panneaux indicateursqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Vases décoratifsqté 10
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Louches à soupeqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balaisqté 4
- Balais à mainqté 4
- Pelles à poussièreqté 4
Sécurité
- Poteaux de balisageqté 12
- Rouleaux de ruban de balisageqté 4
- Tapis antidérapantsqté 12
- Extincteursqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Lance les inscriptions seulement après avoir défini les conditions de participation, les dimensions des stands et les informations demandées aux artistes. Prévois une date limite située au moins 3 semaines avant le marché pour pouvoir traiter les réponses.
- Établis la répartition des stands dès que les inscriptions sont stabilisées. Envoie à chaque artiste son emplacement confirmé avec les horaires d’installation au moins 7 jours avant l’événement.
- Vérifie les autorisations et l’accès au lieu avant de réserver les tentes, tables et panneaux d’exposition. Le jour J, garde un plan imprimé indiquant l’entrée, le bureau d’information et les zones de circulation.
- Prépare la météo deux fois : une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille. Communique le plan prévu aux participants, notamment pour les tentes, les housses en plastique et le rangement des œuvres.
- Ne garde pas la caisse et les moyens de paiement pour la dernière heure. Prépare l’argent liquide, les caisses et les terminaux de paiement la veille, puis installe l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les artistes, ouvrir les inscriptions, obtenir les autorisations et organiser le matériel.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des artistes ?
- Ouvrez-les environ 4 semaines avant le marché, après avoir fixé les conditions de participation. Fermez les inscriptions au moins 2 à 3 semaines avant pour établir les stands et confirmer les besoins de chaque artiste.
- Quand confirmer l’emplacement des stands ?
- Confirmez la répartition environ 7 jours avant l’événement. Envoyez en même temps le plan, l’horaire d’installation, les consignes d’accès et le plan météo.
- Que préparer la veille d’un marché de l’art ?
- La veille, vérifiez la météo, préparez la caisse et les terminaux de paiement, regroupez les étiquettes et listes de prix, et confirmez la récupération du matériel. Gardez au moins 2 heures le matin pour contrôler le site et installer les stands.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !