Zo organiseer je een kunstlezing zonder last-minute gedoe

Begin met de spreker en de locatie; die bepalen de datum, capaciteit en technische eisen. Werk daarna het programma uit en open de aanmeldingen, zodat je dieetwensen en verwachte opkomst op tijd kent. Regel beeldmateriaal en techniek ruim vóór de lezing en test de presentatie op de laptop waarop je die afspeelt. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: ruimte controleren, stoelen en sprekersplek inrichten, techniek testen en pas daarna registratie, koffie, thee en hapjes klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Spreker vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Techniek reserveren
8
Beeldmateriaal opvragen
9
Presentatie controleren
2 personen
10
Naamkaartjes maken
11
Bewegwijzering printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen naar locatie brengen
2 personen
14
Locatie openen
15
Ruimte controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen inrichten
3 personen
18
Sprekersplek inrichten
2 personen
19
Projector aansluiten
2 personen
20
Geluidsinstallatie testen
2 personen
21
Verlichting instellen
22
Registratietafel klaarzetten
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Dranken koud zetten
25
Hapjes klaarzetten
2 personen
26
Bewegwijzering ophangen

Event

27
Spreker ontvangen
28
Bezoekers registreren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Lezing begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Vragenronde begeleiden
33
Pauzehapjes serveren
2 personen
34
Presentatiebestanden bewaren
35
Borrelhapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Bezoekers informeren over vertrek

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Servies verzamelen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Locatie afsluiten
46
Apparatuur retourneren
2 personen
47
Materialen opbergen
2 personen
48
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Informatiebordenaantal 4
Fotolijstenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de spreker en locatie eerst vast. Vraag direct naar de benodigde spreektijd, het beeldmateriaal en eventuele eisen voor een beamer, microfoon of projectiescherm; zo voorkom je dat je techniek pas na de uitnodigingen moet aanpassen.
Stuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf uit, zodat je boodschappen en hapjes niet op de gok regelt.
Controleer de presentatie op de gebruikte laptop en test alle aansluitingen vóór de inloop. Sluit beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers aan en houd verlengsnoeren en stekkerdozen achter de hand.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en techniek. Zet eerst tafels en stoelen goed, richt daarna de sprekersplek en registratietafel in; pas vervolgens bereid je koffie, thee, koude dranken en hapjes voor.
Maak de route naar zaal, registratie en garderobe zichtbaar voordat bezoekers arriveren. Print naamkaartjes en bewegwijzering vooraf en leg ze bij de registratietafel, zodat de ontvangst niet stilvalt wanneer meerdere mensen tegelijk binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de spreker en locatie. Reserveer de laatste 1 à 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, beeldmateriaal en een volledige techniekcontrole.
Hoeveel stoelen zet je klaar voor een kunstlezing?: Zet het aantal stoelen gelijk aan het aantal bevestigde aanmeldingen en voeg ongeveer 10% extra toe. Bij 50 aanmeldingen betekent dat 55 stoelen, zolang de ruimte die opstelling toelaat.
Wanneer test je de techniek voor een kunstlezing?: Doe een eerste controle uiterlijk 3 dagen vooraf met de definitieve presentatie en laptop. Test op de dag zelf opnieuw, minimaal 45 tot 60 minuten vóór de inloop, inclusief microfoon, geluid, beeld en kabels.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een kunstlezing?: Reken tijdens een bijeenkomst van ongeveer 2 uur op 2 koppen per persoon als je bij ontvangst en in de pauze schenkt. Voor 40 bezoekers bereid je dus circa 80 koppen voor, plus water en enkele extra porties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.