Einen Kunstvortrag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Kunstvortrag entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Referent, Raum, Bildmaterial und Technik müssen früh zusammenpassen, damit am Veranstaltungstag keine letzte Prüfung fehlt. Plane zuerst Inhalt und Termin, danach Einladungen, Anmeldungen und Ausstattung. Für den Aufbau solltest du mindestens 90 Minuten einrechnen: Raum kontrollieren, Sitzplätze stellen, Projektion und Ton testen sowie Kaffee, Tee und Snacks vorbereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Referent festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Technik reservieren
- 8
Bildmaterial anfordern
- 9
Präsentation prüfen
2 Personen
- 10
Namensschilder erstellen
- 11
Beschilderung drucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 14
Location öffnen
- 15
Raum kontrollieren
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 19
Projektor anschließen
2 Personen
- 20
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 21
Beleuchtung einrichten
- 22
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
- 25
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 26
Beschilderung anbringen
Event
- 27
Redner empfangen
- 28
Besucher registrieren
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Vortrag begleiten
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
- 32
Fragerunde moderieren
- 33
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 34
Präsentationsdateien speichern
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
- 37
Besucher über die Abreise informieren
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Geschirr sammeln
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Raum reinigen
2 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Veranstaltungsort abschließen
- 46
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 47
Materialien verstauen
2 Personen
- 48
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- InfotafelnAnz. 4
- BilderrahmenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Referent und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Fordere Bildmaterial und die Präsentation spätestens 7 Tage vorher an, damit Format, Quellen und Abspielbarkeit geprüft werden können.
- Reserviere die Technik nicht erst für den Aufbautag. Prüfe mindestens 3 Tage vorher, ob Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher zusammen funktionieren.
- Plane die Anmeldung mit einer festen Frist, etwa 3 Tage vor dem Vortrag. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und drucke Namensschilder erst nach diesem Stichtag, damit möglichst wenige Namen fehlen.
- Komme mindestens 90 Minuten vor Beginn in den Raum. Teste Bild und Ton mit der tatsächlichen Präsentation, bevor du Tische, Stühle, Registrierungstisch und Beschilderung endgültig ausrichtest.
- Bereite Getränke und Snacks nicht erst beim Einlass vor. Stelle Kaffee und Tee etwa 30 Minuten vorher bereit, stelle Wasser kalt und lege Teller, Besteck und Servierplatten am Registrierungstisch oder im Pausenbereich aus.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Kunstvortrag organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Referent, Termin und Raum. Einladungen können danach verschickt werden; Technik, Bildmaterial und Präsentation sollten spätestens 7 Tage vor dem Vortrag geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kunstvortrag?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Bestuhlung, Sprecherbereich, Registrierungstisch sowie der Test von Beamer, Mikrofon und Lautsprechern.
- Wann sollte man die Präsentation für einen Kunstvortrag prüfen?
- Fordere die Präsentation spätestens 7 Tage vorher an und prüfe sie innerhalb von 2 Tagen. Teste sie anschließend noch einmal mit dem vorgesehenen Laptop, Beamer und HDMI-Kabel am Veranstaltungsort.
- Wie viel Kaffee und Wasser braucht man für einen Kunstvortrag?
- Rechne für die Pause mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person und 1 bis 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person. Stelle die Getränke 30 Minuten vor Beginn bereit und halte zusätzlich Wasser für den Referenten bereit.
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