Zo organiseer je een kunstfestival zonder losse eindjes

Begin met het programma en de beschikbare ruimte, niet met promotie. Bevestig daarna de kunstenaars en workshopbegeleiders, inventariseer de kunstwerken en controleer vergunningen en verzekering. Deel de locatie op in expositie-, workshop- en publieksruimtes en leg per onderdeel vast wat nodig is. Plan vervolgens communicatie, aanmeldingen, materialen en de opbouw, zodat kunstwerken, techniek en meubilair niet tegelijk op het laatste moment geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
3
Kunstwerken inventariseren
2 personen
4
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Plattegrond van festival maken
2 personen
9
Workshopruimtes indelen
2 personen
10
Expositie indelen
2 personen
11
Programma online publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Kunstenaarsinformatie verzamelen
17
Naambordjes en labels maken
2 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Programmaboekjes drukken
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Kunstwerken verpakken
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Locatie schoonmaken
3 personen
25
Meubilair lossen
4 personen
26
Expositiewanden plaatsen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Kunstwerken ophangen
4 personen
29
Kunstwerken op sokkels plaatsen
3 personen
30
Labels bij kunstwerken plaatsen
2 personen
31
Workshoptafels inrichten
3 personen
32
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
33
Techniek aansluiten
2 personen
34
Verlichting richten
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Programmaboekjes uitdelen
45
Kunstenaars verwelkomen
2 personen
46
Expositie begeleiden
3 personen
47
Workshop schilderen begeleiden
2 personen
48
Workshop beeldhouwen begeleiden
2 personen
49
Workshop druktechniek begeleiden
2 personen
50
Livekunst begeleiden
2 personen
51
Optredens aankondigen
52
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
59
Workshoptafels tussentijds opruimen
2 personen
60
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
61
Gevonden voorwerpen registreren
62
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Meubilair afbreken
4 personen
70
Expositiewanden afbreken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Materialen sorteren
3 personen
73
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
74
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
76
Onkosten en bonnetjes verwerken
77
Foto’s en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Expositiewandenaantal 12
Sokkelsaantal 10
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 18

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonsaantal 3
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 16
Fotolijstenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Workshopmateriaal

Schildersdoekenaantal 80
Tekenpapieraantal 300
Aquarelpapieraantal 100
Schilderspalettenaantal 40
Penseelsetsaantal 40
Verfpalettenaantal 30
Kleirollenaantal 20
Linoleumsnijsetsaantal 15
Inktrollenaantal 15
Beschermschortenaantal 40
Snijmattenaantal 15
Werktafellampenaantal 6
Afdekfolieaantal 6
Droogrekkenaantal 6
Kunstenaarsmappenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 weken vooraf de datum, het programma en de deelnemende kunstenaars vast. Vraag meteen kunstenaarsinformatie, werkformaten en eventuele technische eisen op; zonder die gegevens kun je de expositie en plattegrond niet betrouwbaar indelen.
Maak één plattegrond met aparte zones voor expositie, workshops, ontvangst en catering. Controleer per workshopruimte het aantal stoelen, tafels, verlengkabels en stekkerdozen en houd looppaden vrij van kabels met kabelgoten.
Regel vergunningen, verzekering en reserveringen voordat je het programma online publiceert. Plan hiervoor minimaal 6 weken voorbereiding, omdat een wijziging in locatie of capaciteit ook je uitnodigingen, aanmeldingen en plattegrond raakt.
Verpak kunstwerken per kunstenaar en label elk pakket vóór het transport. Maak naambordjes en labels minstens 3 dagen vooraf; op de opbouwdag wil je vooral expositiewanden, sokkels, verlichting en bewegwijzering plaatsen, niet nog informatie verzamelen.
Test de mobiele geluidsset, microfoons, laptop, beamer en het projectiescherm vóór de opening. Zet dranken pas op de dag zelf koud, maar controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, herbruikbare bekers en servies al tijdens de materiaalcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstfestival organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig kunstfestival. In die periode bevestig je kunstenaars en begeleiders, controleer je vergunningen en verzekering, maak je de indeling en start je de communicatie.
Wanneer moet je kunstenaars voor een kunstfestival vastleggen?: Leg deelnemende kunstenaars bij voorkeur 8 weken vooraf vast. Vraag binnen 1 week daarna de informatie over kunstwerken, afmetingen, labels, transport en eventuele presentatietechniek op.
Wanneer publiceer je het programma van een kunstfestival?: Publiceer het programma ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra tijden, workshopbegeleiders en locaties definitief zijn. Verwerk aanmeldingen daarna wekelijks en sluit workshops uiterlijk 3 dagen voor de start af als de capaciteit beperkt is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstfestival?: Plan minimaal 4 tot 6 uur opbouw voor een festival met expositiewanden, sokkels, tafels, stoelen en techniek. Reserveer extra tijd als kunstwerken op locatie aankomen of als je een beamer, geluidsset en meerdere workshopruimtes moet testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.