Kunstfestival organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Kunstfestival steht und fällt mit einem klaren Zeitplan: Erst legst du Datum und Programm fest, dann bestätigst du Künstler und Workshopleiter. Parallel prüfst du Genehmigungen, Versicherung und Raumaufteilung. Danach folgen Anmeldungen, Kommunikation, Ausstellung, Technik und Verpflegung. Plane spätestens am Veranstaltungstag feste Zeiten für Aufbau, Soundcheck, Beschilderung und die Kontrolle aller Kunstwerke ein – diese Punkte werden am häufigsten zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Künstler bestätigen
2 Personen
3
Kunstwerke inventarisieren
2 Personen
4
Workshopleiter festlegen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Genehmigungen prüfen
7
Versicherung prüfen
8
Festivalplan erstellen
2 Personen
9
Workshopräume einteilen
2 Personen
10
Ausstellung einrichten
2 Personen
11
Programm online veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Werbematerial verteilen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Künstlerinformationen sammeln
17
Namensschilder und Etiketten erstellen
2 Personen
18
Beschilderung entwerfen
19
Programmhefte drucken
2 Personen
20
Materialien prüfen
2 Personen
21
Kunstwerke verpacken
3 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Location reinigen
3 Personen
25
Möbel ausladen
4 Personen
26
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
29
Kunstwerke auf Sockeln platzieren
3 Personen
30
Beschriftungen an Kunstwerken anbringen
2 Personen
31
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
32
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
33
Technik anschließen
2 Personen
34
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Informationsstand einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
43
Besucher empfangen
3 Personen
44
Programmhefte verteilen
45
Künstler begrüßen
2 Personen
46
Ausstellung betreuen
3 Personen
47
Malworkshop betreuen
2 Personen
48
Bildhau-Workshop leiten
2 Personen
49
Workshop zur Drucktechnik begleiten
2 Personen
50
Livekunst begleiten
2 Personen
51
Auftritte ankündigen
52
Musikprogramm begleiten
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Kaffee und Tee nachfüllen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Workshop-Tische zwischendurch aufräumen
2 Personen
60
Besucherströme lenken
2 Personen
61
Fundgegenstände registrieren
62
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
64
Technik ausschalten
2 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Möbel abbauen
4 Personen
70
Messestände abbauen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Materialien sortieren
3 Personen
73
Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
74
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
76
Ausgaben und Belege bearbeiten
77
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AusstellungswändeAnz. 12
PodesteAnz. 10
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
MikrofoneAnz. 3
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ScherenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Dekoration

GirlandenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 16
BilderrahmenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Workshopmaterial

LeinwändeAnz. 80
ZeichenpapierAnz. 300
AquarellpapierAnz. 100
MalerpalettenAnz. 40
PinselsetsAnz. 40
FarbpalettenAnz. 30
TonrollenAnz. 20
LinolschneidesetsAnz. 15
FarbrollenAnz. 15
SchutzschürzenAnz. 40
SchneidemattenAnz. 15
ArbeitstischlampenAnz. 6
AbdeckfolieAnz. 6
TrockengestelleAnz. 6
KünstlermappenAnz. 20

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Räume mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Plane Workshops mit Beginn, Dauer, maximaler Teilnehmerzahl und benötigten Materialien, bevor du Anmeldungen öffnest.
Bestätige Künstler und Workshopleiter schriftlich spätestens 6 Wochen vor dem Festival. Sammle Namen, Kurztexte, Bilder, technische Anforderungen und Informationen zu Ernährungswünschen in einer gemeinsamen Liste.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 8 Wochen vor dem Termin. Bei Projektionen, Mikrofonen und mobilem Soundsystem solltest du außerdem Stromanschlüsse, Kabelwege und Kabelkanäle vor dem Aufbau klären.
Teile den Aufbau in konkrete Zeitfenster ein: Ausstellungswände und Podeste zuerst, Tische und Stühle danach, Technik zuletzt. Rechne für Soundcheck und Beamer mindestens 60 Minuten ein, bevor Gäste eintreffen.
Plane Getränke und Geschirr nach Personenzahl statt nach Gefühl. Stelle wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck am Vortag bereit, kühle Getränke frühzeitig und halte Thermoskannen sowie Kaffeemaschinen für den Einlass fertig.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kunstfestival organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Datum, Programm, Künstler, Genehmigungen und Räume sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival feststehen.
Wie viele Künstler braucht man für ein Kunstfestival?: Das hängt von Fläche und Programm ab; für eine kleine Ausstellung sind oft 5 bis 15 Künstler überschaubar. Plane pro Künstler zusätzlich Zeit für Inventarliste, Beschriftung, Anlieferung und Aufbau ein.
Wann sollte man das Programm eines Kunstfestivals veröffentlichen?: Veröffentliche das vollständige Programm etwa 4 bis 6 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit für Anmeldungen, Rückfragen und die Erfassung von Teilnehmerzahlen sowie Ernährungswünschen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstfestivals?: Für Ausstellung, Workshopräume, Möbel und Technik solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden einplanen. Komplexe Projektionen oder mehrere Räume brauchen zusätzlich mindestens 60 Minuten für Test und Soundcheck.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.