Zo organiseer je een kunstenaarspresentatie

Begin met het programma, de locatie en de rollen van de kunstenaar en presentator. Werk daarna terug vanaf de presentatiedatum: eerst uitnodigingen en promotie, vervolgens aanmeldingen, catering, techniek en drukwerk. Controleer vóór de opbouw niet alleen de kunstwerken en labels, maar ook alle presentatiebestanden op de laptop. Op de dag zelf komen zaalindeling, veilige ontvangst van kunstwerken, techniek en catering samen. Met een vaste volgorde voorkom je dat details zoals dieetwensen, adapters of route-informatie te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Kunstenaar en presentator bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotiebeelden voorbereiden
2 personen
7
Promotie online publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
12
Drukwerk en naambadges maken
2 personen
13
Kunstwerken en labels controleren
2 personen
14
Presentatiebestanden verzamelen
2 personen
15
Presentatiebestanden testen
2 personen
16
Cateringbestelling plaatsen
17
Kunstenaarsteksten afdrukken
2 personen
18
Routebeschrijving delen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Techniek en materialen ophalen
2 personen
21
Kunstwerken veilig vervoeren
3 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Leveringen aannemen
2 personen
24
Zaal leegmaken
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Kunstwerken uitpakken
3 personen
27
Kunstwerken ophangen
3 personen
28
Objecten veilig plaatsen
2 personen
29
Werklabels bevestigen
2 personen
30
Kunstenaarstekst ophangen
2 personen
31
Informatietafel inrichten
2 personen
32
Entree en garderobe inrichten
2 personen
33
Registratietafel klaarzetten
2 personen
34
Techniek aansluiten
2 personen
35
Microfoon en geluid testen
2 personen
36
Projectie en presentatie testen
2 personen
37
Verlichting op kunst richten
2 personen
38
Dranken koelen
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Programma doornemen
3 personen
42
Teambriefing geven
4 personen

Event

43
Entree bemannen
2 personen
44
Gasten registreren
2 personen
45
Gasten verwelkomen
2 personen
46
Informatiemateriaal uitdelen
47
Rondleiding begeleiden
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes bijvullen
2 personen
52
Presentatie aankondigen
53
Kunstenaarspresentatie begeleiden
3 personen
54
Vragenronde begeleiden
2 personen
55
Microfoon beheren
56
Presentatiebeelden bedienen
57
Gasten naar borrel begeleiden
2 personen
58
Borrelhapjes serveren
3 personen
59
Koffie en thee bijvullen
60
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
61
Verkoopinformatie verstrekken
62
Toiletten controleren
63
Afvalbakken legen
64
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

65
Kassa en giften afsluiten
2 personen
66
Kunstwerken controleren
2 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Servies verzamelen
2 personen
69
Overgebleven catering koelen
2 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
71
Kunstwerken afbouwen
3 personen
72
Kunstwerken verpakken
3 personen
73
Kunstwerken retourneren
2 personen
74
Servies afwassen
2 personen
75
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
76
Zaal schoonmaken
3 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Techniek retourneren
2 personen
79
Decoratie verwijderen
2 personen
80
Borg en sleutels afhandelen
81
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
82
Deelnemersbedankingen versturen
83
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 40
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 2
Presentatieklikker
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Richtspotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Plantenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Fotolijstenaantal 6
Decoratieve vazenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Pijlbordjesaantal 8
Kleefhakenaantal 30
Schilderijhakenaantal 40
Visdraadaantal 2
Wit handschoenenaantal 12
Kunstwerklabelsaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Programmaboekjesaantal 80
Naambadgesaantal 20
Pennenaantal 12
Gastenboek

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokkenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Voorraadbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Papierhanddoekdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, locatie, kunstenaar en presentator eerst vast. Doe dit voordat je uitnodigingen opstelt, zodat tijd, zaalindeling en inhoud overal hetzelfde zijn.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het evenement. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor de cateringhoeveelheden en bestelling.
Test de presentatiebestanden vooraf op de laptop met de beamer, het projectiescherm en de juiste HDMI-kabels of USB-C-adapters. Controleer ook microfoons, luidsprekers en het mengpaneel in de zaal, niet alleen op papier.
Plan kunstwerken, labels en presentatieteksten als één controlepunt vóór de opbouw. Vervoer de kunstwerken veilig en leg vast wie ze ontvangt, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat bij aankomst.
Maak voor de opbouw een tijdschema met eerst de zaal leegmaken, daarna tafels en stoelen plaatsen en vervolgens techniek, catering en garderobe inrichten. Houd verlengkabels en stekkerdozen apart bij de techniek; die worden vaak pas gemist als alles al staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kunstenaarspresentatie?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie, kunstenaar en presentator. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, techniek, drukwerk en het controleren van kunstwerken en presentatiebestanden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstenaarspresentatie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Plan daarna een korte bevestigings- of herinneringsronde 7 tot 10 dagen voor de presentatie, zodat je het aantal gasten en de dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een kunstenaarspresentatie?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker en passende HDMI-kabel of USB-C-adapter. Voor gesproken presentaties heb je daarnaast microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers en een mengpaneel nodig; test alles vooraf in de zaal.
Wanneer controleer je de kunstwerken en labels?: Doe een eerste inhoudelijke controle uiterlijk 1 week vooraf en een laatste fysieke controle tijdens het ontvangen en opstellen van de werken. Vergelijk dan elk kunstwerk met het label en controleer of de presentatie- en kunstenaarsteksten compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.