Eine Künstlerpräsentation Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Künstlerpräsentation müssen Programm, Werke, Technik und Gästebetreuung ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Raumaufteilung und den beteiligten Künstlern, bevor du Einladungen und Werbung veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Beschriftungen und die technische Prüfung der Präsentationsdateien. Plane den Aufbau so, dass Lieferungen, Kunstwerke und Technik getrennt und ohne Zeitdruck ankommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Künstler und Moderator bestätigen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Promotionsbilder vorbereiten
2 Personen
7
Werbung online veröffentlichen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
11
Technisches Equipment reservieren
2 Personen
12
Drucksachen und Namensschilder erstellen
2 Personen
13
Kunstwerke und Beschriftungen prüfen
2 Personen
14
Präsentationsdateien zusammentragen
2 Personen
15
Präsentationsdateien testen
2 Personen
16
Cateringbestellung aufgeben
17
Künstlertexte drucken
2 Personen
18
Wegbeschreibung teilen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Technik und Materialien abholen
2 Personen
21
Kunstwerke sicher transportieren
3 Personen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Lieferungen annehmen
2 Personen
24
Saal räumen
3 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
26
Kunstwerke auspacken
3 Personen
27
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
28
Objekte sicher platzieren
2 Personen
29
Arbeitslabels anbringen
2 Personen
30
Künstlertext aufhängen
2 Personen
31
Infotisch einrichten
2 Personen
32
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
33
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
34
Technik anschließen
2 Personen
35
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
36
Projektion und Präsentation testen
2 Personen
37
Beleuchtung auf das Kunstwerk richten
2 Personen
38
Getränke kühlen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Programm durchgehen
3 Personen
42
Teambriefing geben
4 Personen

Event

43
Eingang besetzen
2 Personen
44
Gäste registrieren
2 Personen
45
Gäste begrüßen
2 Personen
46
Informationsmaterial ausgeben
47
Führung begleiten
2 Personen
48
Getränke servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks nachfüllen
2 Personen
52
Präsentation ankündigen
53
Künstlerpräsentation begleiten
3 Personen
54
Fragerunde moderieren
2 Personen
55
Mikrofon verwalten
56
Präsentationsbilder steuern
57
Gäste zur Feier begleiten
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Kaffee und Tee nachfüllen
60
Besucherfragen beantworten
2 Personen
61
Verkaufsinformationen bereitstellen
62
Toiletten kontrollieren
63
Mülleimer leeren
64
Verabschiedung der Gäste
2 Personen

Nachbereitung

65
Kasse und Spenden abschließen
2 Personen
66
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
67
Technik ausschalten
2 Personen
68
Geschirr sammeln
2 Personen
69
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
71
Kunstwerke abbauen
3 Personen
72
Kunstwerke verpacken
3 Personen
73
Kunstwerke zurückgeben
2 Personen
74
Geschirr abwaschen
2 Personen
75
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
76
Saal reinigen
3 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Technik zurückbringen
2 Personen
79
Dekoration entfernen
2 Personen
80
Kaution und Schlüssel abwickeln
81
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
82
Teilnehmerdankeschöns versenden
83
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
HockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 40
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 2
Präsentationsklicker
KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

StrahlerAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10

Dekoration

PflanzenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BilderrahmenAnz. 6
Dekorative VasenAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 8
KlebehakenAnz. 30
BilderhakenAnz. 40
AngelschnurAnz. 2
Weiße HandschuheAnz. 12
Kunstwerk-EtikettenAnz. 40
InfotafelnAnz. 6
ProgrammhefteAnz. 80
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 12
Gästebuch

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
PapierhandtuchspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Programm, Künstler und Moderation spätestens vier Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens zwei Wochen für Einladungen, Werbung und Rückfragen.
Lege für Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone und Lautsprecher einen festen Testtermin fest. Prüfe jede Präsentationsdatei mindestens 24 Stunden vorher auf dem tatsächlich verwendeten Laptop.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering erst danach. Rechne die Mengen anhand der bestätigten Gästezahl und plane zusätzlich Geschirr wie Teller, Gläser, Tassen und Besteck ein.
Beschrifte Kunstwerke und drucke Künstlertexte nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Namen, Titel und Reihenfolge mindestens drei Tage vorher und lege die Ausdrucke direkt bei den jeweiligen Werken bereit.
Plane für den Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Raumaufteilung, Stühle, Tische, Technik und Beschilderung ein. Kläre außerdem, wer Lieferungen annimmt und wer die Kunstwerke sicher transportiert, damit diese Aufgaben nicht beim Einlass liegen bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Künstlerpräsentation planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Künstlern. Spätestens vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Online-Werbung vorbereitet sein.
Wann muss die Technik für eine Künstlerpräsentation getestet werden?: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe dabei jede Präsentationsdatei und alle benötigten Adapter, nicht nur den Laptop.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Künstlerpräsentation?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Kunstwerke, Beschriftungen und Technik ein. Bei mehreren Lieferungen oder umfangreicher Ausstellung sind zwei Stunden realistischer.
Wann sollte man das Catering für eine Künstlerpräsentation bestellen?: Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind, möglichst fünf bis sieben Tage vorher. Die endgültige Menge richtet sich nach der bestätigten Gästezahl und dem geplanten Ablauf.

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