Zo organiseer je een open dag van een kunstenaarscollectief

Begin met de datum, openingstijden en ruimte voordat je kunstenaars en publiek uitnodigt. Leg daarna de publieksroute en het programma vast, zodat je weet waar werk, informatie, ontvangst en catering komen. Regel kunstwerken, labels en verkoopformulieren ruim vóór de opbouwdag. Op de laatste dag draait het vooral om controleren: klopt de inventaris, staan de routebordjes goed en zijn pinapparaten, verlichting en koffiezetapparaten getest?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
3
Expositieruimte reserveren
2 personen
4
Programma en publieksroute maken
3 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Open dag online publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst en ontvangstlijst maken
11
Kunstwerken inventariseren
3 personen
12
Kunstwerken transporteren
3 personen
13
Kunstwerken controleren
2 personen
14
Werkbeschrijvingen verzamelen
2 personen
15
Kunstlabels printen
16
Prijslijsten en verkoopformulieren maken
2 personen
17
Routebordjes printen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dieetvriendelijke hapjes apart zetten
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Expositiewanden en sokkels plaatsen
4 personen
25
Kunstwerken ophangen
4 personen
26
Kunstlabels bevestigen
2 personen
27
Verlichting afstellen
2 personen
28
Infotafel inrichten
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Garderobe en ontvangst inrichten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Ontvangst bezoekers
2 personen
34
Aanmeldingen afvinken
35
Bezoekers naar expositie begeleiden
2 personen
36
Kunstenaars bij presentaties ondersteunen
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken schenken
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Koffie en thee bijvullen
41
Verkoopregistratie bijhouden
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Afval verzamelen
44
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

45
Kunstwerken veilig inpakken
4 personen
46
Kunstwerken terugtransporteren
3 personen
47
Verkochte werken registreren
2 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Locatie opruimen
4 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen afhandelen
54
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Expositiewandenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 40
Lepelsaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Infobordenaantal 6
Fotolijstenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig deelnemende kunstenaars voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag per kunstenaar om een actuele werklijst, werkbeschrijvingen en afspraken over transport, zodat labels en prijslijsten niet op het laatste moment worden gemaakt.
Maak de publieksroute op papier en loop die minstens één keer zelf. Plan bij elke stop ruimte voor een infobord of werkbeschrijving en controleer of bezoekers niet langs kabelhaspels, verlengsnoeren of andere obstakels hoeven.
Plan de opbouw in deze volgorde: eerst expositiewanden en sokkels, daarna verlichting en kabels, vervolgens kunstwerken en ten slotte tafels, stoelen en catering. Controleer elk kunstwerk direct na transport voordat het wordt opgehangen.
Zet verkoopinformatie niet apart van de kunstwerken. Leg prijslijsten en verkoopformulieren bij de ontvangst klaar, test elk pinapparaat vóór opening en wijs minimaal één persoon aan voor betalingen en vragen over beschikbaar werk.
Verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt en zet dieetvriendelijke hapjes apart herkenbaar neer. Koel dranken tijdig, tel glazen en koffiekopjes vooraf en houd bij de ontvangst een deelnemerslijst en ontvangstlijst beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag van een kunstenaarscollectief?: Leg datum, openingstijden en expositieruimte bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig kunstenaars en verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk; plan de definitieve inventaris, labels en verkoopformulieren uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoe maak je een goede publieksroute voor een kunstenaarscollectief?: Beperk de route tot duidelijke opeenvolgende zones en geef elke zone een zichtbaar routebordje. Loop de route minimaal 2 keer: eenmaal tijdens de inrichting en eenmaal vlak voor opening, inclusief controle van verlichting, kabels en doorgangen.
Wat moet je regelen voor de verkoop van kunstwerken tijdens een open dag?: Maak per kunstwerk een prijslijst en verkoopformulier met kunstenaar, titel en prijs. Test pinapparaten uiterlijk 1 dag vooraf en leg formulieren, pennen en betaalinformatie op één vaste ontvangstplek.
Hoeveel catering heb je nodig voor een open dag?: Reken per bezoeker op ongeveer 2 drankjes gedurende de eerste 2 uur en 3 tot 5 kleine hapjes per persoon. Bestel dieetvrije en dieetvriendelijke opties apart en houd bij de ingang een overzicht van verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.