Organiser une journée portes ouvertes du collectif d’artistes
Commencez par fixer les horaires, confirmer les artistes et réserver l’espace d’exposition. Ensuite, construisez un parcours simple pour le public, préparez les invitations et suivez les inscriptions. Les œuvres, leurs étiquettes, les prix et les besoins alimentaires doivent être centralisés avant la semaine de l’événement. Gardez les derniers jours pour le transport, le contrôle des œuvres, l’installation et les tests d’accueil, de paiement et de sonorisation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 2
Confirmer les artistes participants
2 personnes
- 3
Réserver l'espace d'exposition
2 personnes
- 4
Créer le programme et le parcours du public
3 personnes
- 5
Concevoir les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la journée portes ouvertes en ligne
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Créer la liste des participants et la liste d’accueil
- 11
Inventorier les œuvres
3 personnes
- 12
Transporter les œuvres d’art
3 personnes
- 13
Contrôler les œuvres
2 personnes
- 14
Rassembler les fiches de poste
2 personnes
- 15
Imprimer les étiquettes des œuvres
- 16
Créer les listes de prix et les bons de vente
2 personnes
- 17
Imprimer les panneaux de parcours
- 18
Commander le catering
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Mettre de côté les snacks adaptés aux régimes
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Installer les cloisons d’exposition et les socles
4 personnes
- 25
Accrocher les œuvres
4 personnes
- 26
Apposer les étiquettes d'œuvres d'art
2 personnes
- 27
Régler l’éclairage
2 personnes
- 28
Aménager la table d’information
2 personnes
- 29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 30
Aménager le vestiaire et l’accueil
2 personnes
- 31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 32
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 33
Accueil des visiteurs
2 personnes
- 34
Cocher les inscriptions
- 35
Accompagner les visiteurs vers l’exposition
2 personnes
- 36
Accompagner les artistes lors des présentations
2 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 38
Servir les boissons
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
- 40
Réapprovisionner le café et le thé
- 41
Tenir le registre des ventes
2 personnes
- 42
Vérifier les toilettes
- 43
Rassembler les déchets
- 44
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
Suivi
- 45
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
- 46
Rapporter les œuvres d’art
3 personnes
- 47
Enregistrer les œuvres vendues
2 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Ranger le lieu
4 personnes
- 50
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 51
Inventorier le matériel
2 personnes
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 53
Gérer les objets trouvés
- 54
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Murs d’expositionqté 8
- Soclesqté 6
- Portantsqté 2
- Cintresqté 80
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 40
- Cuillèresqté 60
Décoration
- Nappesqté 8
- Plantesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Panneaux d’informationqté 6
- Cadres photoqté 10
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 12
- Lampes d'ambianceqté 8
- Pilesqté 24
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseauxqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Sets de balaiqté 2
- Aspirateur
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et les horaires au moins 6 semaines à l’avance, puis demandez rapidement la confirmation de chaque artiste. Sans cette liste définitive, le parcours et les supports imprimés changent jusqu’au dernier moment.
- Préparez le parcours avant d’imprimer les panneaux : indiquez l’ordre des espaces, l’emplacement des œuvres et le point d’accueil. Prévoyez un exemplaire de la liste des participants pour l’équipe présente à l’entrée.
- Transportez les œuvres au plus tard la veille et contrôlez-les une par une à l’arrivée. Vérifiez notamment les fiches de poste, les étiquettes, les listes de prix et les éventuels bons de vente avant l’ouverture.
- Traitez les inscriptions et les régimes alimentaires plusieurs jours avant la commande du catering. Mettez les snacks adaptés de côté et identifiez-les séparément pour éviter les erreurs pendant le service.
- Réservez une vraie plage d’installation le jour précédent : nettoyage, tables, chaises, cloisons, socles et œuvres prennent plus de temps que prévu. Testez aussi les terminaux de paiement, les rallonges, l’éclairage, les enceintes et les microphones avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’une journée portes ouvertes d’artistes ?
- Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord les horaires, confirmez les artistes et réservez l’espace, puis lancez les invitations et les inscriptions.
- Quand transporter les œuvres pour une journée portes ouvertes ?
- Transportez-les idéalement la veille, après avoir préparé le parcours. Gardez plusieurs heures pour contrôler chaque œuvre, installer les cloisons et accrocher l’ensemble sans précipitation.
- Combien de temps prévoir pour installer une exposition collective ?
- Prévoyez au minimum une demi-journée, et plutôt une journée complète si plusieurs artistes participent. Le temps couvre le nettoyage, le mobilier, les socles, l’éclairage, les étiquettes et les vérifications finales.
- Quand commander le catering pour une journée portes ouvertes ?
- Passez la commande dès que les inscriptions sont suffisamment fiables, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités et séparez les snacks adaptés le jour de l’installation.
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