Een kranslegging organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en gewenste plechtigheid en werk daarna terug vanaf het aanvangstijdstip. Leg vroeg vast wie spreekt en wie een krans legt, want hun beschikbaarheid bepaalt vaak het programma. Regel vervolgens uitnodigingen, aanmeldingen en de kransen, en controleer de route en toegankelijkheid ter plaatse. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: ontvangst, geluid, vlaggen, kransen en koffie moeten klaarstaan voordat de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Sprekers en kransleggers vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
2 personen
8
Kransen bestellen
9
Programma's laten drukken
10
Namenlijst en badges maken
11
Toespraakteksten verzamelen
2 personen
12
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Kransen en bloemen controleren
2 personen
17
Locatie schoonmaken
3 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Tent en windschermen opbouwen
4 personen
20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
21
Vlaggen en standaarden plaatsen
2 personen
22
Kransen opstellen
3 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
4 personen
28
Programma's uitdelen
2 personen
29
Kranslegging begeleiden
3 personen
30
Sprekers aankondigen
31
Muziek en microfoon bedienen
32
Koffie en thee serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Gasten begeleiden naar vertrek
2 personen

Nazorg

36
Servies verzamelen
3 personen
37
Afval verzamelen
3 personen
38
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
40
Tent en windschermen afbreken
4 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Restanten en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Klaptafel voor registratie
Garderoberekkenaantal 2
Partytentaantal 2
Windschermenaantal 6

Decoratie

Herdenkingskransenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Nederlandse vlaggenaantal 4
Vlaggenstandaardenaantal 4
Loper
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Kabelmattenaantal 6
Paraplubakkenaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Tips

Plan het programma eerst op minuten: reserveer tijd voor ontvangst, toespraken, muziek en iedere kranslegging. Verzamel toespraakteksten uiterlijk één week vooraf, zodat namen en volgorde nog gecontroleerd kunnen worden.
Bestel de herdenkingskransen zodra de kransleggers definitief zijn. Controleer bij levering de aantallen, kaartjes en bloemen; doe dat niet pas op de ochtend van de plechtigheid.
Test de draagbare geluidsinstallatie en draadloze microfoons minimaal 60 minuten voor aanvang. Leg verlengkabels onder kabelmatten en houd een reserveoplossing klaar als de buitenlocatie geen betrouwbare stroom heeft.
Richt de ontvangsttafel minstens 45 minuten vooraf in met de namenlijst, naamkaartjes en programma’s. Zet de registratie zo dat gasten de route naar de zitplaatsen en het monument niet blokkeren.
Controleer de weersverwachting de avond ervoor en nogmaals vier uur voor aanvang. Bij wind of regen moeten partytent, windschermen, vlaggenstandaarden en geluidsapparatuur veilig kunnen blijven staan; laat de route bovendien droog en toegankelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kranslegging meestal?: Reken voor de plechtigheid zelf meestal op 30 tot 60 minuten. Plan daarnaast minimaal 45 minuten voor ontvangst en 60 tot 90 minuten voor opbouw en techniek.
Wanneer moet je kransen bestellen voor een kranslegging?: Bestel de kransen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal kransleggers vaststaat. Controleer levering en uitvoering uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kranslegging op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, vlaggen, kransen, registratie en koffie. Voor een locatie met tent, windschermen en geluidsinstallatie is 2 tot 3 uur veiliger.
Wat regel je bij slecht weer voor een kranslegging?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een alternatief voor regen en wind, bijvoorbeeld een partytent met windschermen. Controleer de situatie opnieuw 4 uur voor aanvang en zet kabels en apparatuur waterveilig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.