Organiser un dépôt de gerbe étape par étape
Un dépôt de gerbe demande une coordination précise entre la cérémonie, les intervenants, les porteurs et l’accueil des participants. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez le programme avant de commander les gerbes et d’imprimer les documents. Les derniers préparatifs concernent surtout l’accessibilité, la sonorisation, les fleurs et l’installation sur place. Prévoyez aussi une solution pour la pluie, le vent et les discours remis tardivement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Établir le programme et le planning
2 personnes
- 3
Confirmer les intervenants et les porteurs de gerbes
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Faire les réservations
2 personnes
- 8
Commander des couronnes
- 9
Faire imprimer les programmes
- 10
Créer la liste des noms et les badges
- 11
Collecter les discours
2 personnes
- 12
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
- 13
Vérifier les prévisions météo
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Rassembler le matériel
2 personnes
- 16
Vérifier les couronnes et les fleurs
2 personnes
- 17
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Monter la tente et les brise-vent
4 personnes
- 20
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 21
Installer les drapeaux et les supports
2 personnes
- 22
Installer les gerbes
3 personnes
- 23
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 26
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir les invités
4 personnes
- 28
Distribuer les programmes
2 personnes
- 29
Superviser le dépôt de la gerbe
3 personnes
- 30
Annoncer les intervenants
- 31
Gérer la musique et le micro
- 32
Servir le café et le thé
3 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 35
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 36
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 37
Rassembler les déchets
3 personnes
- 38
Démonter la sono
2 personnes
- 39
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 40
Démonter la tente et les pare-vent
4 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Inventorier le matériel
2 personnes
- 43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 44
Archiver les restes et les documents
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Table pliante pour l'inscription
- Portantsqté 2
- Tente de réceptionqté 2
- Brise-ventqté 6
Décoration
- Couronnes commémorativesqté 6
- Compositions floralesqté 4
- Drapeaux néerlandaisqté 4
- Supports de drapeauxqté 4
- Tapis rouge
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 100
- Numéros de tableqté 8
Équipement
- Système de sonorisation portable
- Microphones sans filqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Passe-câblesqté 6
- Porte-parapluiesqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Serviettesqté 12
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 4
Conseils
- Confirmez le programme au moins 2 semaines avant la cérémonie et transmettez une version finale aux intervenants. Demandez les discours plusieurs jours à l’avance pour vérifier leur durée et l’ordre de passage.
- Commandez les couronnes et compositions florales dès que la date, le lieu et les inscriptions sont confirmés. Vérifiez leur livraison ou leur retrait la veille afin de ne pas gérer les fleurs au dernier moment.
- Testez la sonorisation sur place au moins 1 heure avant le début, avec chaque microphone sans fil. Faites passer les rallonges dans des passe-câbles et gardez une solution de repli si une prise est trop éloignée.
- Installez la table d’accueil et la table d’inscription avant l’arrivée du public, avec badges, programmes et liste des noms déjà triés. Prévoyez quelques exemplaires vierges pour les personnes non inscrites.
- Contrôlez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Une tente, des brise-vent et des sièges adaptés doivent être prêts avant l’installation des drapeaux, du tapis rouge et des gerbes.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un dépôt de gerbe ?
- Commencez au moins 4 semaines avant la cérémonie. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, les intervenants, les porteurs, les inscriptions, les gerbes et le programme imprimé.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les porteurs de gerbes ?
- Confirmez-les au minimum 10 jours avant l’événement et envoyez-leur l’ordre de passage. Prévoyez une personne suppléante en cas d’empêchement le jour même.
- Quand tester la sonorisation pour un dépôt de gerbe ?
- Effectuez un test complet sur le lieu au moins 1 heure avant le début. Vérifiez les deux microphones, le lecteur audio, les rallonges et le passage sécurisé des câbles.
- Que prévoir en cas de pluie ou de vent ?
- Décidez d’un plan météo 48 heures avant, puis contrôlez les prévisions le matin même. Installez la tente et les brise-vent avant l’arrivée du public, en vérifiant qu’ils ne gênent ni les drapeaux ni le passage des porteurs.
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