Zo organiseer je een korfbaltoernooi zonder gaten in de planning

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de randvoorwaarden: hoeveel teams doen mee, hoeveel velden zijn beschikbaar en hoeveel speeltijd heb je? Reserveer daarna sportvelden en kleedkamers, controleer vergunningen en regel EHBO. Pas wanneer de aanmeldingen verwerkt zijn, maak je het schema en deel je scheidsrechters en vrijwilligers in. In de laatste week controleer je leveringen, prijzen, boodschappen en materialen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: velden uitzetten, palen plaatsen, teamtafels klaarleggen en de eerste wedstrijd op tijd laten starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Teams aanmelden
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Wedstrijdschema maken
2 personen
5
Scheidsrechters indelen
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Wedstrijdregels versturen
8
Parkeerinformatie versturen
9
Sportvelden reserveren
10
Kleedkamers reserveren
11
Vergunningen controleren
12
EHBO-contact regelen
13
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
14
Bekers en medailles bestellen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Leveringen bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Prijzen ophalen
2 personen
20
Toernooimaterialen verzamelen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Wedstrijdformulieren printen
23
Teamindeling klaarleggen
24
Velden uitzetten
4 personen
25
Korfbalpalen plaatsen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
EHBO-tafel klaarzetten
2 personen

Event

32
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
33
Scheidsrechters instrueren
2 personen
34
Teams registreren
3 personen
35
Teamshirts uitdelen
2 personen
36
Openingsuitleg geven
37
Wedstrijden begeleiden
8 personen
38
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
39
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
3 personen
40
Dranken serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes aanvullen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Uitslagen verwerken
2 personen
45
Finale begeleiden
3 personen
46
Prijzen uitreiken
3 personen
47
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Sportmateriaal afbreken
4 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Catering opruimen
3 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Kleedkamers controleren
2 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Materialen terugbrengen
2 personen
55
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Korfbalpalenaantal 4
Korfbalmandenaantal 4
Korfballenaantal 12
Trainingshesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Veldmarkeringslintaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Reservebalpompaantal 2
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 3

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Kleedkamerbankenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Klembordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Teamtafelsignalenaantal 12

Kantoor

Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 6
Wedstrijdformulierenaantal 100
Tafelnummersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de teamaanmelding af voordat je het wedstrijdschema maakt. Controleer per team het aantal spelers en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf, zodat je catering en indeling niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan scheidsrechters per wedstrijd en leg minstens één reserve achter de hand. Stuur de wedstrijdregels en het definitieve schema minimaal drie dagen vooraf naar alle teams; wijzigingen op de toernooidag zorgen snel voor verwarring.
Maak per veld een aparte materiaalkist met fluitjes, stopwatches, scoreborden, pionnen en een reservebalpomp. Controleer de korfbalpalen, manden en korfballen de avond ervoor, niet pas wanneer de eerste teams klaarstaan.
Zet op de wedstrijddag eerst de velden uit en plaats daarna de korfbalpalen en manden. Reken voor deze opbouw voldoende tijd vóór de eerste wedstrijd en leg teamtafelsignalen, wedstrijdformulieren en trainingshesjes klaar bij het wedstrijdsecretariaat.
Bevestig leveringen, vrijwilligers en prijzen enkele dagen vooraf telefonisch of per bericht. Koel dranken tijdig in koelboxen en controleer of verlengkabels, stekkerdozen, luidsprekers en microfoon veilig kunnen worden aangesloten voordat publiek arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een korfbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met teams, velden, kleedkamers en vergunningen. Reserveer materialen en vraag vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het toernooi aan.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een korfbaltoernooi?: Maak het schema pas nadat de teamaanmelding is gesloten en alle teams definitief zijn verwerkt. Stuur de versie uiterlijk 3 dagen vooraf rond, samen met de wedstrijdregels en parkeerinformatie.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een korfbaltoernooi?: Voor elk gelijktijdig gespeeld veld heb je één scheidsrechter per wedstrijd nodig. Plan daarnaast minimaal één reserve voor het hele toernooi, zodat uitval niet direct het schema stillegt.
Wat moet je de dag voor een korfbaltoernooi controleren?: Controleer de korfbalpalen, manden, ballen, scoreborden, fluitjes en wedstrijdformulieren. Bevestig ook de leveringen, vrijwilligers en prijzen en zet gekoelde dranken en niet-bederfelijke materialen alvast klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.