Zo organiseer je een Koningsdagviering

Begin minstens zes weken vooraf met de datum, locatie en het programma. Bepaal daarna hoeveel gasten je verwacht, zodat je tafels, stoelen, partytenten, servies en eten gericht kunt regelen. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en verdeel vaste taken onder vrijwilligers. Stuur het programma vooraf door en plan op de laatste dagen ruimte voor boodschappen, koelen, versiering en een weercheck. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: eerst de locatie, daarna tenten en tafels, vervolgens decoratie, muziek en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekrechten controleren
7
Reservering tafels controleren
8
Reservering partytenten maken
9
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Programma naar gasten sturen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken en voedsel koelen
2 personen
16
Versiering sorteren
2 personen
17
Spelregels afdrukken
18
Muziek afspeellijst maken
19
Locatie controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels met kleden bedekken
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Vlaggen ophangen
2 personen
25
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
26
Muziek testen
2 personen
27
Spelstations inrichten
4 personen
28
Prijsjes uitstallen
2 personen
29
Bar inrichten
3 personen
30
Buffet inrichten
3 personen
31
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
32
Toiletten controleren
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

36
Deuren en ingang openen
2 personen
37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Aanmeldingen afvinken
2 personen
39
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
40
Oud-Hollandse spellen begeleiden
3 personen
41
Vrijmarkt begeleiden
2 personen
42
Oranje tompoucen serveren
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes bijvullen
2 personen
46
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
47
Pauzes voor vrijwilligers regelen
48
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
49
Barbecue voorbereiden
3 personen
50
Barbecuegerechten serveren
4 personen
51
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
52
Tafels afruimen
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Verlichting inschakelen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Muziekapparatuur afkoppelen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Barbecue tafel
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 120
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 6
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje slingersaantal 10
Kroontjesaantal 60
Oranje tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Partytentgewichtenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Ringwerpsetaantal 2
Blikgooispelaantal 2
Zakloopzakkenaantal 10
Touwtrektouw
Jeu-de-boulesetsaantal 4
Voetballenaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Stoepkrijtaantal 12
Sjoelbak
Sjoelschijvenaantal 30

Keuken

Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Voedselcontainersaantal 12
Serveertangenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Kassalade
Geldkist
Rekenmachineaantal 2
Prijslijstenaantal 8
Etikettenaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijperaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Afzetlintaantal 2
Kabelmattenaantal 6
Zaklampbatterijenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de weerscheck niet pas op de ochtend zelf: controleer de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor aanvang. Zo kun je partytenten, tafels en stoelen tijdig aanpassen of extra hulp regelen.
Maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf rond en stuur het naar alle gasten. Zet spelregels bovendien op papier; tijdens een druk programma hoef je uitleg dan niet telkens opnieuw te geven.
Verdeel vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur voor ontvangst, spellen, catering en opruimen. Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan, zodat vragen niet bij alle helpers tegelijk terechtkomen.
Controleer muziek en microfoon minimaal 3 dagen vooraf op de locatie. Leg bluetoothspeaker, verlengsnoeren en eventuele muziekrechten vast voordat de opbouw begint; een ontbrekende aansluiting valt anders vaak pas op bij de soundcheck.
Zet koeling, boodschappen en versiering in de laatste 24 uur klaar. Sorteer oranje vlaggetjes, slingers, ballonnen en tafeldecoratie per plek, zodat je op de dag zelf niet eerst dozen hoeft uit te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Koningsdagviering organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de viering en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je eten, drinken en zitplaatsen kunt tellen.
Hoeveel partytenten heb ik nodig voor een Koningsdagviering?: Dat hangt af van het aantal gasten en de afmetingen van de tenten. Reserveer uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf voldoende overdekte ruimte voor tafels, buffet en een droge plek voor gasten; houd daarnaast vrije loopruimte bij de entree.
Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor Koningsdag?: Maak de indeling minstens 2 weken vooraf en bevestig die 3 dagen voor het evenement. Werk met diensten van 2 tot 3 uur en plan per dienst minimaal één persoon voor ontvangst, spellen en catering.
Wanneer controleer ik het weer voor een Koningsdagviering?: Doe een eerste controle 5 tot 7 dagen vooraf en neem 24 uur voor aanvang een definitieve beslissing over tenten en opstelling. Controleer op de ochtend zelf nog wind en neerslag voordat je vlaggen, ballonnen en apparatuur buiten plaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.