Cómo organizar una celebración del Día del Rey sin imprevistos

Empieza por fijar la fecha, el lugar y el formato: una celebración al aire libre necesita más margen que una reunión en interior. Después prepara el programa, envía las invitaciones y controla las inscripciones y las preferencias dietéticas. Reserva con tiempo las mesas, las carpas y el equipo de sonido, y asigna voluntarios para cada momento del día. La víspera se centra en compras, bebidas frías, decoración y previsión meteorológica; el mismo día, monta el espacio siguiendo un orden claro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar los derechos de música
7
Comprobar la reserva de mesas
8
Hacer la reserva de carpas de fiesta
9
Reunir los materiales del juego
2 personas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Enviar el programa a los invitados
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Enfriar bebidas y comida
2 personas
16
Clasificar la decoración
2 personas
17
Imprimir las reglas del juego
18
Crear lista de reproducción
19
Comprobar el lugar
2 personas
20
Montar mesas y sillas
4 personas
21
Montar las carpas
4 personas
22
Cubrir las mesas con manteles
2 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Colgar las banderas
2 personas
25
Conectar el equipo de música
2 personas
26
Probar la música
2 personas
27
Montar las estaciones de juegos
4 personas
28
Exponer los premios
2 personas
29
Montar la barra
3 personas
30
Montar el buffet
3 personas
31
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
32
Comprobar los baños
33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
34
Preparar la mesa de recepción
2 personas
35
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

36
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
37
Recibir a los invitados
3 personas
38
Marcar las inscripciones
2 personas
39
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
40
Coordinar los juegos tradicionales holandeses
3 personas
41
Acompañar el mercado libre
2 personas
42
Servir tompoucen naranjas
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Reponer aperitivos
2 personas
46
Gestionar el programa musical
2 personas
47
Organizar los descansos de los voluntarios
48
Coordinar la entrega de premios
2 personas
49
Preparar la barbacoa
3 personas
50
Servir platos de barbacoa
4 personas
51
Servir platos vegetarianos
2 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños periódicamente
55
Encender la iluminación
56
Anunciar la última ronda
57
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

58
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Desconectar el equipo de música
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Inventariar materiales
2 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de barbacoa
Mantelescant. 12
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarracant. 6

Decoración

Guirnaldas naranjascant. 8
Banderas de Países Bajoscant. 6
Globos naranjascant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldas naranjascant. 10
Crocantescant. 60
Decoración de mesa naranjacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80
Números de mesacant. 12
Pizarrascant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Pesos para carpa plegablecant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 4

Material deportivo

Set de lanzamiento de anillascant. 2
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Sacos para carreras de sacoscant. 10
Cuerda para tira y afloja
Juegos de petancacant. 4
Balones de fútbolcant. 4
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Tiza para aceracant. 12
Juego de mesa de hockey
Discos de sjoelbakcant. 30

Cocina

Pinzas para barbacoacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12
Pinzas de servircant. 8
Guantes de hornocant. 4
Cajón de la caja registradora
Caja registradora
Calculadoracant. 2
Listas de precioscant. 8
Etiquetascant. 2

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Pinza recogedora de residuoscant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorcant. 2
Cinta de balizamientocant. 2
Alfombrillas para cablescant. 6
Pilas para linternacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Pide la confirmación de asistencia y las preferencias dietéticas con al menos 10 días de antelación, para calcular comida, vajilla y mesas.
No dejes las carpas, las mesas ni el equipo de sonido para la última semana. Comprueba también los derechos de música y confirma las reservas por escrito entre 2 y 3 semanas antes.
Asigna responsables concretos, no solo tareas generales: una persona para las inscripciones, otra para el juego, otra para la música y otra para recibir a los invitados. Envía el programa definitivo al menos 3 días antes.
El día anterior, revisa la lista de la compra, enfría las bebidas y separa la decoración por zonas. Así no perderás tiempo buscando banderas, guirnaldas, globos, tarjetas de nombre o números de mesa durante el montaje.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la mañana del evento. Monta primero carpas, mesas y sillas; después coloca manteles, decoración y banderas, y deja para el final la conexión del altavoz, el micrófono y los cables alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración del Día del Rey?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá carpas, mesas, música y varios voluntarios. Confirma las reservas y el programa definitivo entre 2 y 3 semanas antes.
¿Cuándo debo pedir a los invitados sus preferencias dietéticas?: Incluye la pregunta en la invitación y fija un plazo de respuesta de 10 días. Cierra la lista al menos 5 días antes para ajustar la compra y separar las opciones de comida.
¿Cuándo se montan las carpas y las mesas?: Haz el montaje el mismo día con 2 o 3 horas de margen antes de recibir a los invitados. Coloca primero las carpas y las mesas, luego las sillas, los manteles y la decoración.
¿Qué hago si llueve durante la celebración del Día del Rey?: Toma la decisión definitiva entre 24 y 48 horas antes, según el pronóstico. Comprueba que las carpas estén reservadas y prepara una distribución alternativa que mantenga protegidas la comida, la música y las actividades.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.