Zo organiseer je een koffieochtend zonder last-minute stress

Begin vier tot zes weken vooraf met de datum, locatie en uitnodigingen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en leg je de reservering definitief vast. Werk daarna toe naar één gastenlijst en één gecontroleerde boodschappenlijst. Op de dag zelf draait alles om een logische volgorde: eerst de ruimte en apparatuur, daarna tafels en buffet, en pas dan de ontvangst. Zo voorkom je dat koffie, melk of dieetopties ontbreken wanneer de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Reservering bevestigen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Houdbare voorraad klaarzetten
10
Koelproducten koelen
11
Koffieapparatuur controleren
12
Locatie openen
2 personen
13
Ruimte ventileren
14
Tafels opstellen
2 personen
15
Stoelen plaatsen
2 personen
16
Tafels dekken
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
19
Gebak en fruit presenteren
20
Dieetopties apart labelen
21
Ontvangsttafel inrichten
22
Afvalbakken plaatsen

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Buffet aanvullen
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Gebruikt servies verzamelen
28
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

29
Eten en drinken opruimen
2 personen
30
Servies afwassen
2 personen
31
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
32
Afval verzamelen en wegbrengen
33
Ruimte schoonmaken
2 personen
34
Koffieapparatuur reinigen
35
Materialen terugbrengen
36
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 4
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Gebaksbordjesaantal 36
Koffielepelsaantal 36
Vorkenaantal 36
Messenaantal 36
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Melkkannetjesaantal 3
Suikerpottenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Botermessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Etikettenaantal 40
Servettenhoudersaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 3
Menukaartenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Waterkannenaantal 3
Drankdispensersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk één week voor de koffieochtend uit en zet de antwoorden direct bij de gastenlijst. Label aparte opties zichtbaar, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze kunnen nemen.
Controleer de koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en verlengsnoeren minstens twee dagen vooraf. Test op locatie of er genoeg aansluitingen zijn en of snoeren geen looproute kruisen.
Koel melk en andere koelproducten de avond ervoor. Zet houdbare voorraad, servies en serveermaterialen al klaar, maar bewaar brood, beleg en gebak tot vlak voor de start gekoeld of afgedekt.
Plan minstens 60 minuten opbouwtijd voor tafels, stoelen, tafelkleden, kopjes en het buffet. Richt de ontvangsttafel en afvalbakken in voordat je koffie en thee gaat bereiden.
Zet koffie en thee niet allemaal tegelijk als de ochtend langer dan één uur duurt. Gebruik thermoskannen en vul het buffet in kleine hoeveelheden aan, zodat dranken en brood vers en beschikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koffieochtend organiseren?: Leg datum en locatie vier tot zes weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de koffieochtend, zodat je de boodschappen en reservering nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieochtend klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, het plaatsen van tafels en stoelen, het dekken en het inrichten van ontvangsttafel en buffet. Controleer koffieapparatuur en aansluitingen liefst al twee dagen eerder.
Wanneer zet je koffie, thee en brood klaar voor een koffieochtend?: Bereid koffie en thee vlak voor de ontvangst en houd extra koffie in thermoskannen beschikbaar. Zet brood, beleg, gebak en fruit pas kort voor aanvang neer; koelproducten bewaar je tot dat moment gekoeld.
Hoe verzamel je dieetwensen voor een koffieochtend?: Vraag bij de aanmelding expliciet naar allergieën, intoleranties en andere dieetwensen en sluit de inventarisatie uiterlijk zeven dagen vooraf. Maak daarna aparte, duidelijk gelabelde opties en houd ze gescheiden van het algemene buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.