Comment organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer le lieu, connaître le nombre de participants, puis organiser les achats et le service. Prévoyez un espace fluide pour l’accueil, les boissons chaudes et le buffet. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, le matériel de café, les rallonges et le réassort pendant l’événement. Commencez la préparation sur place assez tôt pour aérer la salle, installer les tables et mettre les produits frais au réfrigérateur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer la réservation
6
Établir la liste définitive des invités
7
Vérifier la liste des courses
8
Faire les courses
2 personnes
9
Mettre en place les stocks non périssables
10
Mettre les produits réfrigérés au frais
11
Vérifier le matériel de café
12
Ouvrir le lieu
2 personnes
13
Aérer la salle
14
Installer les tables
2 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Dresser les tables
2 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
19
Présenter les pâtisseries et les fruits
20
Étiqueter séparément les options diététiques
21
Aménager la table d'accueil
22
Installer les poubelles

Événement

23
Accueillir les invités
2 personnes
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
27
Rassembler la vaisselle utilisée
28
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

29
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
30
Faire la vaisselle
2 personnes
31
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
32
Collecter et évacuer les déchets
33
Nettoyer l’espace
2 personnes
34
Nettoyer l’équipement à café
35
Rapporter le matériel
36
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 4
Chaisesqté 30
Nappesqté 4
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à théqté 36
Assiettesqté 36
Assiettes à pâtisserieqté 36
Cuillères à caféqté 36
Fourchettesqté 36
Couteauxqté 36
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Pichets à laitqté 3
Sucriersqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux à beurreqté 4
Verres doseursqté 2
Étiquettesqté 40
Porte-serviettesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 3
Cartes de menuqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Carafes d’eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 2
Glacièresqté 2
Courses

Conseils

Fixez la liste définitive des invités au moins 3 jours avant la matinée café. Vous pourrez ainsi ajuster le pain, les garnitures, les pâtisseries, les fruits et les boissons sans acheter au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’événement. Identifiez ensuite les options diététiques sur des étiquettes séparées, plutôt que de compter sur une explication orale.
Regroupez le matériel de café avant l’ouverture du lieu : machines à café, bouilloires, thermos, tasses, cuillères, lait et sucre. Prévoyez aussi les rallonges et vérifiez les prises avant d’installer les tables, afin d’éviter de déplacer le buffet.
Commencez l’installation environ 90 minutes avant l’arrivée des invités. Gardez une table d’accueil dégagée, placez les boissons chaudes à un endroit accessible et disposez assiettes, couverts et pinces de service dans l’ordre d’utilisation.
Ne remplissez pas tout le buffet d’un coup : gardez une partie des pâtisseries, du pain et des garnitures en réserve. Faites un premier contrôle après 30 minutes, puis réapprovisionnez avant qu’un plateau ou une carafe soit vide.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une matinée café ?: Prévoyez environ 90 minutes avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’aération de la salle, l’installation des tables et des chaises, la mise en place du buffet, la préparation du café et du thé, ainsi qu’un contrôle du matériel.
Quand envoyer les invitations pour une matinée café ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant, afin de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires avant les courses.
Quelle quantité de café prévoir par personne ?: Comptez environ 2 à 3 tasses par personne pour une matinée de 2 à 3 heures, puis ajoutez une réserve de 10 %. Préparez aussi suffisamment d’eau chaude pour le thé et gardez du café en thermos pour éviter une attente pendant le réassort.
Que faut-il vérifier le matin même d’une matinée café ?: Vérifiez la liste définitive des invités, les produits réfrigérés, les machines à café, les bouilloires, les rallonges et les prises. Contrôlez également les étiquettes des options alimentaires, les poubelles et le premier plateau de service au moins 15 minutes avant l’accueil.

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