Zo organiseer je een koffieochtend zonder last-minute gedoe

Begin met het aantal bezoekers en werk daarna terug vanaf de starttijd. Regel eerst de locatie, toegang en aanmeldingen; pas daarna bepaal je hoeveel koffie, thee, brood, beleg, gebak en fruit nodig zijn. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en controleer of er genoeg kopjes, borden, lepels en serveermateriaal zijn. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte en ontvangsttafel in, daarna bereid je de koffie en het buffet voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Bezoekerslijst afronden
5
Locatie reserveren
6
Sleutel en toegang regelen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Houdbare voorraad klaarzetten
10
Koelproducten koelen
11
Locatie controleren
2 personen
12
Ventilatie en verlichting controleren
13
Tafels opstellen
2 personen
14
Stoelen plaatsen
2 personen
15
Ontvangsttafel inrichten
16
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Buffet inrichten
2 personen
19
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
20
Gebak en fruit klaarzetten
21
Allergenen markeren

Event

22
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
23
Bezoekers verwelkomen
2 personen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Ontbijt en gebak serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Buffet netjes houden
28
Gebruikt servies verzamelen
29
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

30
Etensresten wegbergen
2 personen
31
Servies afwassen
2 personen
32
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Locatie schoonmaken
2 personen
35
Koelproducten controleren
36
Materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 30
Waterglazenaantal 50
Ontbijtbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Theelepelsaantal 50
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 50
Menukaartenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Rond de bezoekerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf af. Noteer per persoon dieetwensen en allergieën, zodat je allergenen op het buffet kunt markeren en niet op de ochtend zelf nog hoeft te improviseren.
Plan de toegang minstens 1 dag vooraf: controleer wie de sleutel heeft, wanneer je naar binnen kunt en of koffieapparaten, waterkokers en verlengsnoeren veilig kunnen worden aangesloten.
Zet houdbare voorraad de avond ervoor klaar en koel melk en andere koelproducten op tijd. Zo begin je op de ochtend zelf met voorbereiden in plaats van zoeken en boodschappen doen.
Reken per bezoeker op een kopje koffie of thee bij binnenkomst en een tweede ronde binnen het eerste uur. Zet daarnaast waterglazen klaar en controleer of er minimaal één extra serveerschaal en serveertang beschikbaar is.
Richt de ontvangsttafel en het buffet vóór de eerste bezoeker in. Leg kopjes, theeglazen, lepels, suiker en melk bij de koffie; plaats brood, beleg, gebak en fruit met duidelijke menukaarten en allergeneninformatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend organiseren?: Begin ongeveer 2 weken vooraf met uitnodigingen en het reserveren van de locatie. Rond de bezoekerslijst en dieetwensen 3 dagen vooraf af; doe de boodschappen uiterlijk 1 dag van tevoren.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een koffieochtend?: Reken op 2 kopjes per persoon in het eerste uur en houd extra koffie of thee achter de hand voor een tweede ronde. Voor 20 bezoekers bereid je dus minimaal 40 kopjes voor.
Wanneer moet ik het buffet voor een koffieochtend klaarzetten?: Zet servies, tafelkleden en houdbare producten 30 tot 45 minuten vóór de start klaar. Brood, beleg, gebak en fruit zet je zo laat mogelijk neer, zodat ze vers blijven.
Waar moet ik op letten bij dieetwensen en allergieën?: Vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf uit en noteer ze op de bezoekerslijst. Markeer allergenen afzonderlijk op het buffet en gebruik voor verschillende gerechten aparte serveertangen en opscheplepels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.