Kaffeemorgen organisieren: die richtige Reihenfolge
Eine Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, scheitert aber oft an Kleinigkeiten: zu wenige Tassen, kalte Milch oder ein Buffet, das erst nach dem Eintreffen der Gäste fertig wird. Beginne deshalb mit der Besucherzahl und kläre früh Ernährungswünsche sowie den Zugang zum Raum. Danach folgen Einkauf, Kühlung und der Aufbau. Plane am Veranstaltungstag rückwärts vom Beginn, damit Kaffee, Frühstück und Empfang rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Besucherlist abschließen
- 5
Location reservieren
- 6
Schlüssel und Zugang organisieren
- 7
Einkaufsliste prüfen
- 8
Einkaufen gehen
2 Personen
- 9
Haltbare Vorräte bereitstellen
- 10
Kühlprodukte kühlen
- 11
Ort überprüfen
2 Personen
- 12
Belüftung und Beleuchtung prüfen
- 13
Tische aufstellen
2 Personen
- 14
Stühle aufstellen
2 Personen
- 15
Empfangstisch einrichten
- 16
Kaffeemaschinen anschließen
2 Personen
- 17
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 18
Buffet aufbauen
2 Personen
- 19
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
- 20
Gebäck und Obst bereitstellen
- 21
Allergene kennzeichnen
Event
- 22
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 23
Besucher begrüßen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 25
Frühstück und Gebäck servieren
2 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
- 27
Buffet ordentlich halten
- 28
Benutztes Geschirr sammeln
- 29
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 30
Essensreste wegräumen
2 Personen
- 31
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 32
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
- 33
Abfall sammeln
2 Personen
- 34
Location reinigen
2 Personen
- 35
Kühlprodukte kontrollieren
- 36
Materialien zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- Garderobenständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TeegläserAnz. 30
- WassergläserAnz. 50
- FrühstückstellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- TeelöffelAnz. 50
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 50
- SpeisekartenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Besucherzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher ab. So kannst du Geschirr, Sitzplätze, Brot, Belag, Gebäck und Obst passend einplanen und Sonderwünsche berücksichtigen.
- Reserviere den Raum und kläre Schlüssel sowie Zugang mindestens eine Woche vorher. Prüfe außerdem, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel gleichzeitig angeschlossen werden können.
- Kaufe haltbare Vorräte 2 bis 3 Tage vorher ein und stelle Kühlprodukte am Vorabend kalt. Milch, Butter und andere empfindliche Lebensmittel solltest du nicht erst kurz vor dem Beginn besorgen.
- Baue Empfangstisch und Buffet mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste auf. Beschrifte Allergene sichtbar und stelle Zangen, Servierlöffel sowie Schneidebretter bereit, bevor das Brot angeschnitten wird.
- Plane pro Gast mindestens eine Tasse, einen Frühstücksteller und ein Besteckset ein; bei längeren Kaffeemorgen zusätzlich etwa 1,5 bis 2 Tassen pro Person. Kontrolliere vor dem Start auch Beleuchtung, Belüftung, Tische und Stühle.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Kaffeemorgen planen?
- Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit Einladungen und Raumreservierung. Die Besucherzahl und Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Termin abschließen.
- Wie viel Kaffee braucht man für eine Kaffeemorgen?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Tassen pro Person und plane für den restlichen Verlauf ungefähr 1 bis 2 weitere Tassen ein. Halte zusätzlich Tee und Wasser bereit.
- Wann sollte man das Frühstücksbuffet aufbauen?
- Das Buffet sollte 30 bis 45 Minuten vor Beginn aufgebaut sein. Kühlprodukte bleiben bis kurz vor dem Servieren gekühlt, damit Milch, Belag und andere empfindliche Lebensmittel frisch bleiben.
- Wie viele Tassen und Teller braucht man pro Gast?
- Plane mindestens eine Kaffeetasse, ein Glas, einen Frühstücksteller und ein Besteckset pro Person ein. Bei mehr als zwei Stunden Dauer sind 1,5 bis 2 Tassen pro Gast sinnvoll, damit benutztes Geschirr nicht sofort fehlt.
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