Zo organiseer je een koffieochtend zonder haast

Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verwerk de aanmeldingen meteen en vraag naar dieetwensen, zodat je menukaart en hoeveelheden op tijd kunt bepalen. Regel daarna leveringen en reserveringen, maak een indeling en controleer je boodschappenlijst. Test de koffieapparatuur uiterlijk de dag ervoor; op de ochtend zelf draait alles om een logische buffetopstelling, warme dranken en tijdig aanvullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveringen en reserveringen bevestigen
6
Menukaart en allergenen maken
2 personen
7
Indeling van de ruimte maken
2 personen
8
Bevestiging naar deelnemers sturen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Houdbare voorraad klaarzetten
12
Versproducten controleren
13
Koffieapparatuur testen
14
Gebak en brood voorbereiden
2 personen
15
Ruimte controleren en ventileren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Tafels met linnen dekken
2 personen
18
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
19
Koffie en thee bereiden
2 personen
20
Brood en beleg presenteren
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
25
Dranken bijvullen
26
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
27
Allergenen en dieetopties toelichten
28
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

29
Eten en drinken opruimen
2 personen
30
Servies afwassen
3 personen
31
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
32
Ruimte schoonmaken
2 personen
33
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
34
Voorraad tellen en opbergen
35
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Tafellinnenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Ontbijtbordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 8
Broodmandenaantal 4
Melkkannetjesaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bevestiging naar deelnemers uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, eventuele dieetopties en wat zij bij binnenkomst kunnen verwachten.
Verzamel dieetwensen niet alleen mondeling, maar noteer ze per deelnemer. Maak daarna een menukaart met allergenen en houd aangepaste producten herkenbaar op aparte serveerplateaus.
Zet het buffet zo op dat bezoekers één richting volgen: eerst borden en kommen, daarna brood en beleg, en vervolgens koffie, thee en dranken. Zo ontstaan er minder opstoppingen bij de ontvangsttafel.
Controleer versproducten en gebak op de dag zelf en zet houdbare voorraad al eerder klaar. Bewaar gekoelde producten in koelboxen tot het moment van presenteren.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, stekkerdozen en verlengkabels uiterlijk de avond ervoor. Zet minstens één thermoskan klaar, zodat je tijdens de ontvangst niet direct opnieuw hoeft te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een koffieochtend?: Leg datum en locatie vier tot zes weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Vraag dieetwensen uiterlijk twee weken voor de koffieochtend op, zodat je de menukaart en inkopen kunt aanpassen.
Hoeveel koffie heb je nodig voor een koffieochtend?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie kopjes per persoon en daarna ongeveer één kopje per uur. Voor een ochtend van twee uur komt dat meestal neer op drie tot vier kopjes per deelnemer, naast thee en water.
Wanneer moet je de koffieapparatuur testen?: Test koffiezetapparaten en waterkokers uiterlijk de avond ervoor. Controleer ook of stekkerdozen en verlengkabels lang genoeg zijn en of je thermoskannen voldoende capaciteit hebben voor de eerste serveerronde.
Wanneer zet je het koffieochtendbuffet klaar?: Zet tafels, stoelen en tafellinnen ongeveer twee uur vooraf klaar. Plaats servies, brood, beleg en dranken uiterlijk dertig minuten voor de ontvangst; bereid koffie en thee zo laat mogelijk, zodat ze warm blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.