Comment organiser une matinée café

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre : fixer le lieu, connaître le nombre de participants, puis dimensionner le menu, la vaisselle et le matériel. Les oublis arrivent souvent juste avant l’accueil : besoins alimentaires non recueillis, machine à café non testée ou prises électriques insuffisantes. Prévoyez une confirmation finale et gardez une personne disponible pour réapprovisionner le buffet pendant la matinée. Ce plan vous guide de la première réservation au dernier café servi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les livraisons et les réservations
6
Créer le menu et la liste des allergènes
2 personnes
7
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
8
Envoyer la confirmation aux participants
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Mettre en place les stocks non périssables
12
Vérifier les produits frais
13
Tester le matériel à café
14
Préparer les viennoiseries et le pain
2 personnes
15
Vérifier et aérer l’espace
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Dresser les tables avec du linge
2 personnes
18
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Présenter le pain et les garnitures
2 personnes
21
Aménager la table d'accueil

Événement

22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Servir le café et le thé
2 personnes
24
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
25
Réapprovisionner les boissons
26
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
27
Expliquer les allergènes et les options alimentaires
28
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

29
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
30
Faire la vaisselle
3 personnes
31
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
32
Nettoyer l’espace
2 personnes
33
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
34
Compter et ranger le stock
35
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Nappesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Assiettes à petit-déjeunerqté 60
Petits bolsqté 30
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3

Décoration

Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les inscriptions. Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez une confirmation finale au plus tard 3 jours avant la matinée.
Testez chaque machine à café, bouilloire et thermos au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les multiprises et rallonges sur place : une table de buffet ne doit pas dépendre d’une seule prise.
Dimensionnez la vaisselle sur le nombre confirmé, avec environ 10 % de tasses, verres et assiettes en réserve. Les cuillères à café et les couverts de service sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’ouverture du buffet.
Installez les tables, chaises, nappes et porte-manteaux avant de sortir les produits frais. Aérez la salle et vérifiez l’espace au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.
Préparez le café et le thé juste avant l’accueil, puis désignez une personne pour surveiller les carafes, le lait, l’eau et les viennoiseries. Un contrôle toutes les 20 à 30 minutes suffit généralement pour éviter un buffet vide.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une matinée café ?: Prévoyez au moins 2 semaines pour fixer le lieu, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les dernières 24 heures pour tester le matériel, vérifier les produits frais et préparer les éléments non périssables.
Quand envoyer la confirmation aux participants ?: Envoyez-la 2 à 3 jours avant l’événement, quand le nombre de participants et les besoins alimentaires sont connus. Indiquez l’horaire, le lieu et toute consigne utile pour l’accueil.
Combien de café prévoir par personne pour une matinée ?: Comptez environ 2 tasses par personne pour une matinée de 2 à 3 heures, puis ajoutez 10 % de marge. Prévoyez aussi de l’eau, du thé et suffisamment de lait pour éviter une rupture pendant le buffet.
Quand installer la salle pour une matinée café ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée : tables, chaises, nappes, vaisselle, accueil et buffet. Préparez le café et le thé dans les 15 à 20 dernières minutes afin de les servir chauds.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.