Zo organiseer je een koffieochtend zonder gedoe

Een koffieochtend staat of valt met een goede volgorde. Bevestig eerst datum, ruimte en leveranciers, verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen en dieetwensen. Zodra het aantal bezoekers bekend is, kun je boodschappen, servies, tafels en zitplaatsen gericht voorbereiden. Op de dag zelf richt je het koffie- en theepunt in, zet je eten en drinken klaar en regel je een duidelijke ontvangst. Vooral koelen, allergenen labelen en genoeg stroom voor koffiezetapparaten worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekerslijst opstellen
6
Leveranciersafspraken bevestigen
7
Ruimte reserveren
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Houdbare voorraad klaarzetten
11
Koelproducten koelen
12
Allergenenlabels voorbereiden
13
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
14
Tafels opstellen
2 personen
15
Stoelen neerzetten
2 personen
16
Tafelkleden neerleggen
17
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
18
Gebak en brood presenteren
2 personen
19
Fruit wassen en snijden
2 personen
20
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
21
Koffie zetten
2 personen
22
Thee en heet water klaarzetten

Event

23
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
24
Bezoekers verwelkomen
2 personen
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Gebak en brood bijvullen
29
Gebruikt servies ophalen
2 personen
30
Afvalbakken legen
31
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Voedsel veilig opbergen
2 personen
33
Servies afwassen
2 personen
34
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
2 personen
36
Afval afvoeren
37
Decoratie verwijderen
38
Overgebleven materialen sorteren
39
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Ontbijtbordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Broodtangaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjeshoudersaantal 50

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaatemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen uiterlijk één week voor de koffieochtend af. Gebruik het definitieve bezoekersaantal om gebak, brood, fruit, servies en stoelen te controleren.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en maak allergenenlabels minstens één dag vooraf. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet uit te zoeken welk brood of gebak geschikt is.
Richt het koffie- en theepunt in voordat bezoekers binnenkomen. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, melk, suiker en kopjes bij elkaar en controleer vooraf of verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
Koel melk en andere koelproducten tijdig en houd houdbare voorraad apart klaar. Zet gekoelde producten pas vlak voor de start op tafel, zodat ze niet onnodig warm worden.
Zet tafels en stoelen eerst neer en dek daarna pas de tafels. Houd het koffiepunt en de ontvangsttafel vrij van losse decoratie, zodat bezoekers makkelijk kunnen doorlopen en serveren veilig blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend organiseren?: Leg datum, locatie en ruimte bij voorkeur drie tot vier weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk twee weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de koffieochtend.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een koffieochtend?: Reken tijdens de eerste twee uur op ongeveer twee koppen koffie of thee per persoon. Voor een groep van 20 bezoekers betekent dat circa 40 koppen; houd daarnaast extra heet water en een kleine reserve koffie klaar.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën verzamelen?: Vraag dit meteen bij de uitnodiging en verwerk de antwoorden uiterlijk één week vooraf in de bezoekerslijst. Maak de allergenenlabels de dag ervoor, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft te controleren.
Wanneer zet ik het eten en drinken klaar?: Zet servies, tafelkleden en houdbare producten ongeveer 60 minuten vooraf klaar. Snijd fruit en presenteer brood en gebak 20 tot 30 minuten voor de start; koffie, thee en koelproducten volgen zo kort mogelijk voor ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.