Organiser une matinée café, étape par étape

Une matinée café se prépare d’abord avec un nombre fiable de visiteurs, puis avec un déroulé simple entre accueil, installation et service. Confirmez la date et la salle avant d’envoyer les invitations, afin de connaître rapidement les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite les achats, le matériel de table et le point café-thé. Le jour venu, gardez au moins une heure pour installer les tables, la vaisselle, les boissons et les pâtisseries avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste des visiteurs
6
Confirmer les accords avec les fournisseurs
7
Réserver la salle
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Mettre en place les stocks non périssables
11
Mettre les produits réfrigérés au frais
12
Préparer les étiquettes d’allergènes
13
Installer le point café et thé
2 personnes
14
Installer les tables
2 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Disposer les nappes
17
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
18
Présenter les pâtisseries et le pain
2 personnes
19
Laver et couper les fruits
2 personnes
20
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
21
Préparer le café
2 personnes
22
Préparer le thé et l’eau chaude

Événement

23
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
24
Accueillir les visiteurs
2 personnes
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Ravitailler en pâtisseries et en pain
29
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
30
Vider les poubelles
31
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

32
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
33
Faire la vaisselle
2 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
35
Nettoyer l’espace
2 personnes
36
Évacuer les déchets
37
Retirer la décoration
38
Trier le matériel restant
39
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Nappesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettes à petit-déjeunerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Cuillères à caféqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Louchesqté 8
Pince à painqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 6
Panneau d’accueil
Porte-nomsqté 50

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Raclettes de solqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions au plus tard 7 jours avant la matinée. Vous aurez le temps d’établir la liste des visiteurs, de recueillir les allergies et d’ajuster les courses.
Installez le point café et thé près d’une prise électrique, mais sans bloquer l’accueil. Prévoyez au moins deux rallonges et deux multiprises si les machines à café et les bouilloires doivent fonctionner en même temps.
Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur arrivée et sortez-les seulement au moment du service. Les aliments qui doivent rester froids ne devraient pas attendre plus de 30 minutes sur une table.
Préparez les étiquettes d’allergènes avant de présenter les pâtisseries, le pain et les garnitures. Placez-les devant chaque plat plutôt que sur une seule feuille à l’accueil, où elles risquent d’être oubliées.
Comptez environ une tasse de café ou de thé par personne et par heure, avec une marge de 10 %. Gardez aussi un thermos prêt afin d’éviter une interruption pendant l’accueil des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue pour confirmer la salle, envoyer les invitations et vérifier les fournisseurs. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant, puis faites les courses 1 à 2 jours avant.
Comment calculer les quantités pour une matinée café ?: Prévoyez environ une boisson chaude par personne et par heure, plus 10 % de marge. Pour les pâtisseries, le pain et les fruits, utilisez le nombre confirmé de visiteurs et ajoutez 10 à 15 % pour les arrivées imprévues.
Quand installer les tables et préparer le café ?: Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil : tables, chaises, nappes, vaisselle et plats de service d’abord. Préparez le café et l’eau chaude dans les 15 à 20 minutes précédant l’arrivée, afin qu’ils restent frais.
Que faut-il prévoir pour les allergies lors d’une matinée café ?: Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et centralisez-les dans la liste des visiteurs. Préparez les étiquettes d’allergènes la veille et placez-les devant les plats concernés avant l’ouverture, au moins 15 minutes avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.