Zo organiseer je een koffieconcert

Begin met de datum, locatie en het programma; pas daarna leg je de praktische planning vast. Plan repetities met de musici en regel tijdig muziekpartijen, lessenaars en techniek. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je koffie, gebak en servies bestelt. Op de dag zelf werk je van zaal en podium naar ontvangst: ventileren, stoelen plaatsen, koffiepunten testen en de garderobe voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en musici vastleggen
2 personen
3
Repetitietijden plannen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
8
Leveringen controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Muziekpartijen verzamelen
11
Muzieklessenaars controleren
2 personen
12
Route- en parkeerinformatie delen
13
Vrijwilligers indelen
14
Koffieapparatuur testen
2 personen
15
Garderobe voorbereiden

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Zaal ventileren
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Tafels dekken
3 personen
21
Koffiepunten inrichten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Gebak en hapjes klaarzetten
3 personen
24
Podiumruimte inrichten
3 personen
25
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
26
Instrumenten klaarzetten
3 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
28
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
29
Entree en ontvangst bemannen
2 personen
30
Garderobe bemannen
31
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
32
Programma aankondigen
33
Concert begeleiden
2 personen
34
Koffie en thee serveren
3 personen
35
Gebak en hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Gebruikt servies afruimen
2 personen
38
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Instrumenten inpakken
3 personen
40
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
46
Materialen retourneren
47
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Theeglazenaantal 40
Waterglazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Koffie-urnsaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 12
Conductorstandaard

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de repetitietijden vóór je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je het programma definitief maken en weet je hoeveel muzieklessenaars en microfoons nodig zijn.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die aantallen voor reserveringen, gebak, hapjes, kopjes, glazen en zitplaatsen.
Test koffie-urns, waterkokers, thermoskannen en verlengsnoeren minstens 1 dag van tevoren. Een apparaat dat pas bij binnenkomst niet werkt, geeft direct vertraging bij de ontvangst.
Richt de zaal op de concertopstelling in voordat je de koffiepunten afwerkt. Plaats eerst podiumruimte, muzieklessenaars, stoelen en tafels; zet daarna servies, melk en suiker klaar.
Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen, ventileren en opbouwen. Controleer daarna de route- en parkeergegevens, garderobe, microfoons en speakers voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een koffieconcert?: Leg datum, locatie en musici bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de praktische informatie zeker zijn.
Wanneer moet ik de koffie en het gebak regelen voor een koffieconcert?: Maak de reservering 5 tot 7 dagen vooraf op basis van de aanmeldingen. Controleer de levering uiterlijk de dag ervoor en zet gebak en hapjes pas kort voor ontvangst klaar.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieconcert op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen plaatsen, koffiepunten inrichten en de podiumruimte opbouwen. Plan extra tijd als techniek of leveringen nog gecontroleerd moeten worden.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een koffieconcert?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal daarna door aan degene die koffie, gebak en hapjes verzorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.