Organiser un concert de café sans rien laisser au dernier moment

Un concert de café repose sur deux rythmes à coordonner : celui des musiciens et celui de l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme, puis verrouillez les répétitions avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions vous donnent ensuite une base pour prévoir les places, les besoins alimentaires et les quantités à servir. Le jour même, prévoyez assez de temps pour tester le matériel, installer la scène et préparer les points café avant l’arrivée des premiers invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Valider le programme et les musiciens
2 personnes
3
Planifier les horaires de répétition
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Faire les réservations
8
Vérifier les livraisons
9
Faire les courses
2 personnes
10
Rassembler les partitions
11
Vérifier les pupitres de musique
2 personnes
12
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
13
Répartir les bénévoles
14
Tester le matériel à café
2 personnes
15
Préparer le vestiaire

Événement

16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Dresser les tables
3 personnes
21
Aménager les points café
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les pâtisseries et les amuse-bouches
3 personnes
24
Aménager l’espace de scène
3 personnes
25
Installer les pupitres
2 personnes
26
Installer les instruments
3 personnes
27
Raccorder le matériel audio
2 personnes
28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
29
Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
30
Tenir le vestiaire
31
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
32
Annoncer le programme
33
Encadrer le concert
2 personnes
34
Servir le café et le thé
3 personnes
35
Servir les pâtisseries et les en-cas
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
38
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Emballer les instruments
3 personnes
40
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
46
Retourner les matériels
47
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Urnes à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Pupitre de chef d'orchestre

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les musiciens avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez les horaires de répétition plusieurs jours à l’avance et transmettez les partitions à chaque participant.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le concert. Ce délai laisse le temps de confirmer les réservations et d’ajuster les achats.
Ne réduisez pas l’installation à la salle : prévoyez des tables et des chaises pour le public, un vestiaire, un panneau d’accueil et des pupitres de programme visibles dès l’entrée.
Testez les microphones, pieds de micro, haut-parleurs et table de mixage avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une prise manquante peut retarder toute la répétition.
Installez les urnes à café, bouilloires, thermos, tasses et vaisselle avant de mettre les boissons au frais. Gardez les pâtisseries et amuse-bouches séparés de l’espace de scène pour éviter les passages pendant le concert.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de café ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et confirmez les musiciens en premier, puis planifiez les répétitions et les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un concert de café ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le concert, avec l’itinéraire, les possibilités de stationnement et une date limite d’inscription fixée 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Ce créneau couvre l’aération, les tables et les chaises, les points café, le vestiaire, la scène et le test du son.
Quand tester le matériel audio ?: Faites un premier test la veille si le lieu est accessible, puis un contrôle complet au moins 90 minutes avant l’ouverture. Testez chaque microphone, haut-parleur, câble et multiprise avec les musiciens présents.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.