Zo organiseer je een kofferbakmarkt

Begin een kofferbakmarkt niet met tafels neerzetten, maar met de locatie, vergunningseisen en verkeersstroom. Daarna regel je de inschrijvingen, wijs je standplaatsen toe en geef je verkopers op tijd duidelijke instructies. Bezoekers moeten zonder zoeken weten waar ze parkeren, waar de markt begint en waar ze terechtkunnen voor koffie of vragen. Plan de terreincontrole en opbouw ruim vóór de eerste verkoper arriveert; juist routeborden, toiletten en contant geld worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningseisen controleren
3
Verzekering controleren
4
Toiletten reserveren
5
Marktindeling uitwerken
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Markt online aankondigen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Verkopers bevestigen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Inschrijfgeld innen
2 personen
13
Verkoperslijst opstellen
14
Standplaatsen toewijzen
2 personen
15
Bezoekersinformatie publiceren
16
Vrijwilligers inplannen
17
Verkopersinstructies versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Contant geld klaarleggen
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Koffiepunt voorbereiden
2 personen

Event

25
Terrein inspecteren
2 personen
26
Verkeersroute afzetten
3 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Afvalbakken plaatsen
2 personen
30
Standplaatsborden plaatsen
2 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Stroom aansluiten
2 personen
34
Geldkist en betaalpunt klaarzetten
2 personen
35
Verkopers ontvangen
4 personen
36
Verkopers naar stands begeleiden
4 personen
37
Verkoopstands controleren
2 personen
38
Bezoekers welkom heten
3 personen
39
Inschrijvingen ter plaatse verwerken
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Afvalrondes uitvoeren
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Parkeerroute begeleiden
3 personen
45
Verkopers vertrektijd informeren
46
Vertrekkende verkopers begeleiden
3 personen

Nazorg

47
Tenten afbreken
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Terrein schoonvegen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Materialen terugbrengen
3 personen
53
Huurmaterialen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
56
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 14
Inschrijftafel
Afzethekkenaantal 8
Kleedrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Klapkratjesaantal 12

Apparatuur

Geldkistaantal 2
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Handlampenaantal 4
EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Pennenbakkenaantal 2
Clipboardsetsaantal 4
Nietmachinesaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Theelepelsaantal 80
Gebaksschotelsaantal 50
Scharenaantal 6

Catering

Boodschappen

Decoratie

Routebordenaantal 12
Parkeerbordenaantal 8
Standplaatsnummersaantal 80
Programmapostersaantal 20
Pijlenstickersaantal 40
Kleefbandaantal 8
Touwaantal 4
Krijtaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Tips

Leg de marktindeling vast zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen. Nummer elke standplaats en stuur verkopers hun plek, aankomsttijd en route uiterlijk enkele dagen vooraf.
Controleer vergunningen, verzekering en toiletten voordat je de markt online aankondigt. Zo voorkom je dat je na de inschrijvingen nog voorzieningen of toestemming moet regelen.
Maak één aparte bezoekersroute en één route voor verkopers die met de auto aankomen. Zet parkeerborden, pijlen en afzethekken vóór de opening neer, niet pas wanneer het terrein volloopt.
Plan minimaal twee mensen voor de ontvangst: één voor de verkoperslijst en inschrijftafel, één voor vragen en doorverwijzen. Houd geldkist, pinapparaat en eventueel wisselgeld op dezelfde vaste plek.
Controleer het terrein op de ochtend zelf en loop de route helemaal na. Test verlengkabels, koffiezetapparaten en portofoons voordat bezoekers komen, en zet bij slecht weer partytenten en bevestigingsmateriaal klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kofferbakmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningseisen en verzekering. Open daarna de aanmeldingen, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de verkopers en standplaatsen kunt bevestigen.
Hoe deel je de standplaatsen van een kofferbakmarkt in?: Maak de indeling zodra je ongeveer de helft van de aanmeldingen binnen hebt en houd ruimte vrij voor doorgangen, hulpdiensten en de inschrijftafel. Geef iedere plek een nummer en stuur de definitieve standplaats uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je de instructies aan verkopers?: Stuur de instructies uiterlijk 1 week voor de markt. Vermeld daarin de aankomsttijd, parkeerroute, standplaatsnummer, afmetingen, betaalwijze en wat verkopers zelf moeten meenemen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kofferbakmarkt?: Reken bij een kleine markt op minimaal 3 vrijwilligers: twee voor ontvangst en terreinbegeleiding en één voor praktische problemen. Bij meer dan ongeveer 30 verkopers plan je bij voorkeur één extra vrijwilliger per 15 tot 20 verkopers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.