Zo organiseer je een kloosterwandeling

Begin met de route, niet met de uitnodiging. Leg vast welke kloosters je bezoekt, waar de wandeling start en eindigt en hoeveel tijd je per onderdeel nodig hebt. Reserveer daarna de kloosters en gids, controleer vervoer en parkeren en verzamel dieetwensen. In de laatste week draait alles om routecontrole, weer, lunchpakketten, warme dranken en een heldere deelnemersinformatie. Zo voorkom je dat een groep onderweg wacht of zonder kaart bij een afgesloten ingang staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Kloosters en gids reserveren
3
Start- en eindlocatie bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Vervoer en parkeren controleren
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Route en risico's nalopen
2 personen
11
Bezoek aan klooster bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
EHBO-set controleren
16
Routekaarten afdrukken
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
20
Soep en warme dranken voorbereiden
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Routebordjes plaatsen
2 personen
24
Verlichting testen
25
Gids en begeleiders briefen
3 personen

Event

26
Inschrijving openen
2 personen
27
Deelnemers welkom heten
2 personen
28
Welkomstdrank serveren
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
30
Groep naar startpunt begeleiden
3 personen
31
Wandeling begeleiden
4 personen
32
Lunchpauze begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Kloosterrondleiding begeleiden
2 personen
35
Soep en brood serveren
3 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Verhalenprogramma begeleiden
38
Avondwandeling begeleiden
4 personen
39
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen
40
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

41
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Meubilair opruimen
3 personen
44
Routebordjes verwijderen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren en opslaan
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
48
Overgebleven eten bewaren
2 personen
49
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare soepkommenaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Warmhoudersaantal 3

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 45
Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Fluitjesaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8
Zaklampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Veiligheidsspelden

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer kloosters en gids zodra de route staat en bevestig het bezoek nogmaals in de laatste week. Noteer per locatie het verwachte aankomstuur, de contactpersoon en een alternatief bij vertraging.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld start- en eindlocatie, parkeermogelijkheden, wandeltijd, kledingadvies, lunchafspraken en een telefoonnummer van de organisatie.
Loop de route 2 tot 3 dagen vooraf na. Controleer routebordjes, risicopunten, verlichting en bereikbaarheid; leg routekaarten klaar en wijs begeleiders aan voor voor- en achteraan.
Plan de catering terug vanaf het startuur: zet dranken koud, stel lunchpakketten samen en bereid soep en warme dranken zo dat er bij aankomst direct kan worden geserveerd. Controleer dieetwensen tegen de deelnemerslijst.
Brief gids en begeleiders op de ochtend zelf in 15 minuten. Geef aan wie de deelnemers telt, wie de EHBO-set en telefoons draagt, waar de groep verzamelt en welk signaal bij een splitsing of noodgeval wordt gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kloosterwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, kloosters en gids. Verstuur uitnodigingen zodra start- en eindlocatie bevestigd zijn; sluit aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de wandeling als je lunchpakketten bestelt.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een kloosterwandeling?: Reserveer naast de wandeltijd minstens 30 minuten voor ontvangst, uitleg en vertrek. Plan per klooster 45 tot 60 minuten als bezoekduur en houd aan het einde nog 30 minuten over voor afronding en eventuele vertraging.
Wanneer controleer ik het weer en de wandelroute?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Loop de route en risico's uiterlijk 2 dagen vooraf na, zodat je routebordjes, verlichting of een alternatief nog kunt regelen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een kloosterwandeling?: Werk bij een groep tot 15 deelnemers met minimaal 2 begeleiders: één vooraan en één achteraan. Voeg bij grotere groepen per 10 tot 15 deelnemers een extra begeleider toe en geef iedereen een telefoonnummer en duidelijke verzamelafspraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.