Zo organiseer je een klimwedstrijd

Begin met de klimwand, het wedstrijdformat en de categorieën; die bepalen hoeveel deelnemers, juryleden en routebouwers je nodig hebt. Werk daarna de begroting en het reglement uit voordat je inschrijvingen opent. Plan vervolgens de routes, vrijwilligers, veiligheidscontrole en deelnemerscommunicatie. In de laatste week sluit je de deelnemerslijst, deel je startgroepen in en controleer je al het materiaal. Zo voorkom je dat routekaarten, toestemmingen of scoreformulieren pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Klimwand reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Begroting opstellen
2 personen
5
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
6
Prijzen regelen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie ophangen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Juryleden bevestigen
14
Routebouwers bevestigen
15
Muziekrechten controleren
16
Deelnemerslijst sluiten
17
Startgroepen indelen
2 personen
18
Startnummers toewijzen
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Toestemmingen controleren
2 personen
21
Routekaarten voorbereiden
2 personen
22
Scoreformulieren afdrukken
23
Certificaten afdrukken
24
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
25
Routekaarten lamineren
2 personen
26
Prijzen verpakken
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Wedstrijdzone afzetten
3 personen
32
Registratietafel opstellen
2 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Verlichting controleren
2 personen
36
Klimmateriaal klaarleggen
4 personen
37
Klimtouwen en zekeringen controleren
3 personen
38
Klimroutes inspecteren
3 personen
39
Routekaarten ophangen
2 personen
40
Scoretafel inrichten
2 personen
41
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
42
Deelnemerspakketten klaarleggen
2 personen
43
Jurybriefing geven
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
45
Veiligheidsbriefing voorbereiden
2 personen

Event

46
Registratiebalie openen
3 personen
47
Deelnemers ontvangen
3 personen
48
Startnummers uitdelen
2 personen
49
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
50
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
51
Wedstrijd officieel openen
52
Klimrondes begeleiden
8 personen
53
Scores registreren
3 personen
54
Deelnemers naar routes begeleiden
4 personen
55
Zekeringen controleren
4 personen
56
Pauzes aankondigen
57
Dranken serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Eindstanden controleren
3 personen
62
Finalisten bekendmaken
63
Finaleroutes voorbereiden
4 personen
64
Finale begeleiden
8 personen
65
Finalescores verwerken
3 personen
66
Winnaars huldigen
2 personen
67
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
68
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

69
Klimmateriaal verzamelen
4 personen
70
Klimwand nalopen
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Afvalcontainers legen
2 personen
75
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
76
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
77
Geleend materiaal retourneren
2 personen
78
Uitslagen publiceren
79
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 200

Sportmateriaal

Klimtouwenaantal 8
Klimharnassenaantal 20
Zekerapparatenaantal 12
Klimhelmenaantal 20
Klimmattenaantal 12
Klimzakkenaantal 12
Klimstootkussensaantal 6
Routebordjesaantal 40
Routegrepenaantal 160
Borstelsetsaantal 12
Klimtapeaantal 12
Kegelsaantal 20
Stopwatchsetsaantal 6
Fluitjesaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printers
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 6
EHBO-koffer
Portofoonsaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Startnummerhoudersaantal 100
Podiumblokkenaantal 3
Prijzentafel
Wedstrijdpostersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de klimwand voordat je een datum naar deelnemers communiceert. Leg daarna vast hoeveel categorieën en startgroepen je aankunt, zodat je inschrijfformulier geen capaciteit belooft die de locatie niet heeft.
Schrijf het wedstrijdreglement vóór de inschrijving en vermeld per categorie het format, de puntentelling, tijdslimieten en bezwaarprocedure. Laat juryleden het reglement vooraf controleren; onduidelijkheden komen anders tijdens de eerste ronde naar boven.
Bevestig routebouwers en juryleden uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd. Plan daarnaast een materiaalcontrole op een vast moment: controleer onder meer touwen, harnassen, zekerapparaten, helmen, matten, routegrepen en stopwatchsets.
Sluit de deelnemerslijst op een vooraf gekozen datum en stuur daarna één deelnemersinformatie met startgroep, startnummer, route-indeling, aankomsttijd en toestemmingen. Verzamel dieetwensen tegelijk, niet bij de registratie op de wedstrijddag.
Maak voor elke route een gelamineerde routekaart en druk scoreformulieren, certificaten en deelnemerslijsten vooraf af. Test laptop, tablets, printer, geluidsinstallatie, portofoons en verlengkabels minstens één dag eerder; neem powerbanks mee voor apparaten die lang aanstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de klimwand, het format en de begroting. Reserveer routebouwers, juryleden en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd, zodat je nog tijd hebt om gaten in de bezetting op te vullen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een klimwedstrijd?: Plan minimaal één jurylid per actieve scorepost of routezone en voeg één hoofdjury toe voor vragen en bezwaren. Bij meerdere startgroepen werkt een bezetting met minstens 2 juryleden per gelijktijdige zone meestal praktischer dan één jurylid dat alles moet controleren.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een klimwedstrijd?: Sluit de deelnemerslijst 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die periode om startgroepen in te delen, startnummers toe te wijzen, routekaarten en scoreformulieren af te drukken en de deelnemersinformatie te versturen.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarzetten voor een klimwedstrijd?: Zet minimaal 2 registratietafels klaar als je deelnemers tegelijk ontvangt, met startnummers, deelnemerslijsten en toestemmingen. Controleer vóór de opening alle klim- en veiligheidsmaterialen, markeer zones met afzetpalen en lint en leg EHBO-koffer, portofoons en werkende communicatie direct bereikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.