Cómo organizar una competición de escalada

Una competición de escalada se organiza de atrás hacia delante: primero aseguras el rocódromo y defines el formato, después cierras reglamento, categorías y presupuesto. Con la inscripción abierta, necesitas confirmar jueces, equipadores, voluntarios y material técnico. Durante la última semana se preparan grupos, dorsales, mapas y hojas de puntuación. Este plan reúne 79 tareas para que no llegues al día del evento sin permisos, información para participantes o un sistema claro de resultados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el rocódromo
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Determinar las categorías del concurso
2 personas
4
Elaborar presupuesto
2 personas
5
Redactar el reglamento de la competición
2 personas
6
Gestionar los premios
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Colocar la promoción
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Confirmar al jurado
14
Confirmar a los constructores de rutas
15
Comprobar los derechos de música
16
Cerrar la lista de participantes
17
Dividir los grupos de salida
2 personas
18
Asignar números de dorsal
2 personas
19
Enviar información a los participantes
20
Comprobar permisos
2 personas
21
Preparar los mapas de la ruta
2 personas
22
Imprimir las hojas de puntuación
23
Imprimir certificados
24
Comprobar el material de competición
2 personas
25
Laminar mapas de ruta
2 personas
26
Empaquetar los premios
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Delimitar la zona de competición
3 personas
32
Preparar la mesa de registro
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Comprobar la iluminación
2 personas
36
Preparar el material de escalada
4 personas
37
Comprobar las cuerdas de escalada y los seguros
3 personas
38
Inspeccionar rutas de escalada
3 personas
39
Colocar los mapas de ruta
2 personas
40
Montar la mesa de puntuación
2 personas
41
Montar el bufé de catering
3 personas
42
Preparar los paquetes para participantes
2 personas
43
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
44
Instruir a los voluntarios
2 personas
45
Preparar la charla de seguridad
2 personas

Evento

46
Abrir el mostrador de registro
3 personas
47
Recepción de participantes
3 personas
48
Repartir dorsales
2 personas
49
Realizar el control del material
3 personas
50
Explicar las normas de seguridad
2 personas
51
Abrir oficialmente la competición
52
Guiar las rondas de escalada
8 personas
53
Registrar las puntuaciones
3 personas
54
Guiar a los participantes por las rutas
4 personas
55
Comprobar fusibles
4 personas
56
Anunciar pausas
57
Servir las bebidas
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Servir aperitivos
3 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Comprobar las clasificaciones finales
3 personas
62
Anunciar a los finalistas
63
Preparar las rutas finales
4 personas
64
Coordinar la final
8 personas
65
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
66
Homenajear a los ganadores
2 personas
67
Entregar premios y certificados
2 personas
68
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

69
Reunir el material de escalada
4 personas
70
Revisar el muro de escalada
3 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
75
Apagar el equipo de sonido
2 personas
76
Inventariar el material de la competición
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Publicar los resultados
79
Enviar fotos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 200

Material deportivo

Cuerdas de escaladacant. 8
Arneses de escaladacant. 20
Dispositivos de aseguramientocant. 12
Cascos de escaladacant. 20
Colchonetas de escaladacant. 12
Bolsas de escaladacant. 12
Colchonetas para escaladacant. 6
Carteles de rutacant. 40
Asas de rutacant. 160
Set de cepilloscant. 12
Cinta de escaladacant. 12
Conoscant. 20
Sets de cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresoras
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Baterías externascant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Walkie-talkiescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas para servircant. 8

Decoración

Portadorsalescant. 100
Bloques de podiocant. 3
Mesa de premios
Pósters del concursocant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el rocódromo antes de publicar la fecha y confirma por escrito qué zonas estarán disponibles, durante cuántas horas y qué material incluye el alquiler.
Cierra el formato, las categorías y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Indica cómo se puntúa, cuánto dura cada ronda y qué ocurre en caso de empate.
No dejes la logística de participantes para el último día: cierra la lista, divide los grupos de salida, asigna dorsales y envía horarios e instrucciones con al menos 5 días de antelación.
Confirma por separado al jurado, a los constructores de rutas y a los voluntarios. Para una jornada con varias zonas, asigna responsables de registro, puntuación, seguridad y atención a participantes.
Haz una revisión técnica entre 24 y 48 horas antes: cuerdas, arneses, dispositivos de aseguramiento, cascos, colchonetas, cronómetros, silbatos, walkie-talkies y botiquín deben estar localizados y comprobados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de escalada?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva el rocódromo y define el formato en las primeras 2 semanas; deja las últimas 2 para cerrar participantes, grupos, dorsales, mapas y material.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una competición de escalada?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes dividir los grupos de salida, preparar los dorsales, imprimir las hojas de puntuación y enviar la información final.
¿Qué personal hace falta para una competición de escalada?: Como mínimo necesitas un jurado confirmado, constructores de rutas y voluntarios para registro, control de tiempos y puntuación. Para cada zona activa, asigna al menos una persona responsable y añade apoyo en las horas de mayor afluencia.
¿Cuándo se prepara el material de una competición de escalada?: Haz el inventario 7 días antes y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Revisa tanto el material de escalada como tablets, impresoras, cables, regletas, sonido, baterías y lámparas LED.

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