Zo organiseer je een klimwedstrijd zonder chaos

Begin niet met routes bouwen, maar met het wedstrijdformat. Leg eerst categorieën, regels, locatie en capaciteit vast; daarna kun je inschrijvingen openen en de routebouw plannen. Reserveer voldoende tijd voor controle, jurybriefing en de inrichting van de klimzone. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke deelnemersstroom: inschrijven, startnummer ophalen, uitleg krijgen en op tijd aan de beurt zijn. Gebruik het volledige plan als checklist voor de 55 taken en 56 spullen die je nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Categorieën en regels opstellen
2 personen
3
Klimlocatie reserveren
4
Wedstrijdjury aanwijzen
2 personen
5
Routebouwers vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Wedstrijdinformatie versturen
10
Routeontwerp voorbereiden
3 personen
11
Klimroutes bouwen
4 personen
12
Klimroutes controleren
3 personen
13
Routekaarten nummeren
2 personen
14
Scoreformulieren printen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
19
Klimzone inspecteren
3 personen
20
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
21
Inschrijftafel opstellen
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
24
Jurytafel inrichten
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Deelnemersregistratie klaarzetten
2 personen
29
Briefing juryleden geven
3 personen
30
Vrijwilligers instrueren
3 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Startnummers uitdelen
2 personen
34
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
35
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
36
Klimrondes begeleiden
8 personen
37
Scores registreren
4 personen
38
Klimzone vrijhouden
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Scoreformulieren innemen
2 personen
42
Eindscores controleren
3 personen
43
Finalerondes begeleiden
6 personen
44
Winnaars bekendmaken
2 personen
45
Prijzen uitreiken
3 personen
46
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

47
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Klimzone schoonmaken
3 personen
52
Locatie eindcontroleren
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Uitslagen publiceren
55
Prijzen en bedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 3
Klapbankenaantal 4
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Sportmateriaal

Bouldermattenaantal 12
Klimtouwenaantal 6
Klimharnassenaantal 12
Klimhelmenaantal 12
Pofzakkenaantal 20
Klimborstelsaantal 20
Routekaartbordenaantal 12
Startnummersaantal 120
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 18
Prijzenaantal 6
Gereedschapskistenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 4
Borstels voor grepenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 3
Megafon
Stopwatchesaantal 8
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handdesinfectieaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Tips

Leg het format en de categorieën minimaal 6 weken vooraf vast. Noteer per categorie het aantal routes, de regels, de tijd per klim en hoe je gelijke scores beslist; anders ontstaan vragen aan de jurytafel.
Plan routebouw niet op de laatste avond. Bouw de routes enkele dagen vooraf, controleer elke route met een klimmer en nummer daarna de routekaarten en borden, zodat wijzigingen nog mogelijk zijn.
Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna namen, categorieën, dieetwensen en startnummers en stuur de wedstrijdinformatie uiterlijk 48 uur vooraf naar alle deelnemers.
Maak de jurybriefing kort maar volledig: bespreek scoreformulieren, stopwatches, time-outs, protesten en het doorgeven van resultaten. Laat de jury vóór de eerste start minstens 30 minuten oefenen met een voorbeeldklim.
Richt het terrein minimaal 2 uur voor de eerste start in. Zet de klimzone af, controleer matten, touwen, harnassen en helmen, test geluidsinstallatie en microfoons en leg een opgeladen tablet of laptop plus een reserveoplossing klaar voor de scores.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met format, locatie, categorieën en routebouwers. Plan de definitieve deelnemerslijst en wedstrijdinformatie 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een klimwedstrijd?: Plan minimaal 1 jurylid per actieve klimzone of routegroep en wijs daarnaast 1 hoofdjury aan. Bij meerdere gelijktijdige klimmers heb je dus minstens zoveel juryleden nodig als er gelijktijdige beoordelingspunten zijn.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een klimwedstrijd?: Reserveer op de wedstrijddag minstens 2 uur voor terrein, inschrijftafel, jurytafel, materialen en techniek. Trek daar nog 30 minuten bij voor een gezamenlijke jurybriefing en een laatste veiligheidscontrole.
Wanneer moet je de klimroutes controleren?: Controleer elke route direct na het bouwen en nogmaals op de wedstrijddag vóór de eerste start. Houd minimaal 60 minuten tussen de laatste controle en de eerste klim vrij om grepen, markeringen of regels aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.