Zo organiseer je een klimhaluitje zonder last-minute gedoe

Begin met de klimhal, niet met de uitnodiging. Leg eerst de datum, capaciteit, begeleiding en het benodigde klimmateriaal vast; pas daarna kun je deelnemers gericht laten reageren. Verzamel vervolgens vrijwaringen, dieetwensen en vervoersinformatie in één overzicht. Op de dag zelf draait alles om een korte ontvangst, duidelijke klimgroepen en een controle van harnassen, helmen en schoenen voordat iemand start. Plan eten en drinken zo dat het klaarstaat zonder de klimbegeleiding te hinderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Klimhal reserveren
2
Klimmateriaal vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vervoer afstemmen
2 personen
7
Deelnemerslijst bevestigen
8
Klimgroepen indelen
2 personen
9
Vrijwaringen verzamelen
10
Naamkaartjes voorbereiden
11
Deelnemersinformatie printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
2 personen
14
Eten verpakken
2 personen
15
Dranken koud zetten
16
Materialen inpakken
2 personen
17
EHBO-set controleren
18
Route en parkeren controleren

Event

19
Locatie en materialen controleren
2 personen
20
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Snacks en drank klaarzetten
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
27
Klimuitrusting uitdelen
3 personen
28
Eerste klimronde begeleiden
4 personen
29
Dranken bijvullen
30
Pauzesnacks serveren
2 personen
31
Tweede klimronde begeleiden
4 personen
32
Groepsfoto maken
33
Klimuitrusting innemen
3 personen
34
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
35
Dinerbuffet serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Tafels afnemen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie opleveren
2 personen

Nazorg

41
Servies afwassen
2 personen
42
Materialen schoonmaken
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
44
Restanten opruimen
45
Afval wegbrengen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 24
Jassenrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare kommenaantal 24
Herbruikbare bekersaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 3
Voedselcontainersaantal 8

Organisatie

Naamkaartjesaantal 24
Watervaste markersaantal 4
Clipboardsaantal 3
Pennenaantal 12
Geprinte deelnemerslijstenaantal 3
Geprinte vrijwaringsformulierenaantal 24
Afzetlint

Sportmateriaal

Klimharnassenaantal 20
Klimhelmenaantal 20
Klimschoenenaantal 20
Krijtzakkenaantal 20
Klimtouwenaantal 10

Veiligheid

EHBO-set
Handdesinfectieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Herbruikbare vaatdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de klimhal en het materiaal ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen welke maten en aantallen harnassen, helmen en klimschoenen beschikbaar zijn en of deelnemers eigen materiaal mogen meenemen.
Laat aanmeldingen niet alleen uit een naam bestaan. Verzamel per deelnemer uiterlijk een week vooraf de vrijwaring, dieetwensen, schoenmaat en informatie over vervoer; zo voorkom je losse briefjes bij de ontvangst.
Maak de klimgroepen vóór de dag zelf en neem een geprinte deelnemerslijst mee. Houd rekening met niveau, leeftijd en beschikbare begeleiding, en leg de groepsindeling bij de ontvangsttafel klaar.
Richt de ontvangst in vóór de eerste deelnemer arriveert. Zet naamkaartjes, pennen, clipboards en vrijwaringsformulieren klaar en houd afzetlint bij de hand om looproutes of materiaalzones af te bakenen.
Regel eten en drinken apart van het klimprogramma. Zet dranken koud in koelboxen, verpak hapjes in voedselcontainers en controleer route en parkeren de dag ervoor; dat voorkomt vertraging bij aankomst en gesjouw tijdens het klimmen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimhaluitje reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zo is er tijd om de capaciteit, begeleiding, klimgroepen en het benodigde materiaal vast te leggen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet ik vrijwaringen voor een klimhaluitje verzamelen?: Vraag vrijwaringen direct bij de aanmelding op en sluit de verzameling uiterlijk 7 dagen voor het uitje. Neem daarnaast geprinte formulieren mee voor deelnemers bij wie nog iets ontbreekt.
Hoe deel ik deelnemers in klimgroepen in?: Maak de indeling 3 tot 5 dagen vooraf op basis van niveau, leeftijd en begeleiding. Houd per groep een actuele deelnemerslijst bij en plan een korte uitleg voordat de eerste groep start.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor het klimmen?: Controleer vóór de start de aanwezigheid, vrijwaringen en pasvorm van harnassen, helmen en klimschoenen. Reserveer hiervoor minimaal 20 minuten vóór het geplande klimblok, zodat ontbrekende maten of formulieren niet tot vertraging leiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.