Organiser une sortie en salle d’escalade sans rien oublier
Commence par réserver la salle et vérifier précisément le matériel inclus, les horaires et les conditions d’accès. Ensuite, fixe le nombre de participants, recueille les informations alimentaires et organise le transport avant d’envoyer les invitations. Les décharges, la répartition des groupes et les badges doivent être prêts avant le jour J. Sur place, prévois un accueil séparé de l’espace repas pour enregistrer les présences et distribuer rapidement les consignes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle d’escalade
- 2
Fixer le matériel d’escalade
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Coordonner le transport
2 personnes
- 7
Confirmer la liste des participants
- 8
Répartir les groupes d'escalade
2 personnes
- 9
Recueillir les décharges
- 10
Préparer les badges nominatifs
- 11
Imprimer les informations des participants
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Préparer les en-cas
2 personnes
- 14
Emballer les repas
2 personnes
- 15
Mettre les boissons au frais
- 16
Emballer le matériel
2 personnes
- 17
Vérifier la trousse de premiers secours
- 18
Vérifier le parcours et le stationnement
Événement
- 19
Vérifier le lieu et le matériel
2 personnes
- 20
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 22
Préparer les badges nominatifs
- 23
Préparer les snacks et les boissons
2 personnes
- 24
Accueillir les participants
2 personnes
- 25
Enregistrer la présence
2 personnes
- 26
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 27
Distribuer l'équipement d'escalade
3 personnes
- 28
Encadrer le premier tour d’escalade
4 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
- 30
Servir les snacks de pause
2 personnes
- 31
Encadrer le deuxième tour d’escalade
4 personnes
- 32
Prendre une photo de groupe
- 33
Récupérer le matériel d’escalade
3 personnes
- 34
Installer le buffet du dîner
3 personnes
- 35
Servir le buffet du dîner
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
- 37
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 38
Essuyer les tables
2 personnes
- 39
Rassembler les déchets
2 personnes
- 40
Remettre le lieu en état
2 personnes
Suivi
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Nettoyer le matériel
2 personnes
- 43
Rendre les articles empruntés
- 44
Ranger les restes
- 45
Évacuer les déchets
- 46
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaisesqté 24
- Porte-manteaux
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 24
- Bols réutilisablesqté 24
- Gobelets réutilisablesqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 6
- Cuillères de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 4
Équipement
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Saladiersqté 3
- Conteneurs alimentairesqté 8
Organisation
- Badges nominatifsqté 24
- Marqueurs imperméablesqté 4
- Presse-papiersqté 3
- Stylosqté 12
- Listes imprimées des participantsqté 3
- Formulaires de décharge imprimésqté 24
- Ruban de balisage
Matériel de sport
- Harnais d'escaladeqté 20
- Casques d’escaladeqté 20
- Chaussures d’escaladeqté 20
- Sacs de craieqté 20
- Cordes d’escaladeqté 10
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gel hydroalcooliqueqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Torchons réutilisablesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle avant de lancer les inscriptions et demande par écrit quels harnais, casques, chaussons et sacs de magnésie sont fournis. Vérifie aussi les horaires d’arrivée, le stationnement et le parcours jusqu’à l’entrée.
- Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la sortie. À cette échéance, confirme les participants, les besoins alimentaires, les autorisations signées et les besoins éventuels de transport.
- Répartis les participants en groupes avant le départ, avec une liste imprimée par groupe. Prépare les badges et les formulaires de décharge dans un dossier accessible à l’accueil, plutôt que dans les sacs de nourriture.
- Prépare les repas et les encas la veille, puis garde les boissons au frais dans des glacières. Prévois des contenants fermés et identifiés pour éviter les mélanges avec le matériel d’escalade.
- Arrive suffisamment tôt pour installer la table d’accueil, les tables et les chaises, puis vérifier le lieu et le matériel. Compte 30 minutes avant l’heure de rendez-vous pour gérer le stationnement, les retards et l’enregistrement des présences.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance réserver une salle d’escalade ?
- Réserve la salle au moins 4 à 6 semaines avant la sortie, surtout si le groupe est nombreux. Demande dès la réservation les créneaux disponibles, le matériel inclus et les règles concernant les accompagnateurs.
- Quand envoyer les invitations pour une sortie en salle d’escalade ?
- Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse 7 jours avant la sortie afin d’avoir le temps de confirmer le transport, les groupes et les repas.
- Quand faire signer les décharges d’escalade ?
- Recueille les décharges avant le jour J, idéalement au plus tard 5 jours avant la sortie. Apporte aussi quelques exemplaires imprimés pour les personnes qui auraient oublié leur formulaire.
- Combien de temps prévoir pour l’accueil le jour de la sortie ?
- Prévois 30 minutes pour installer l’accueil et enregistrer les participants, puis 10 à 15 minutes pour vérifier les groupes et les consignes. Un pointage sur une liste imprimée évite de retarder le début de l’activité.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !