Zo organiseer je een klimaatadaptatieavond

Begin met een helder programma en bepaal welke klimaatadaptatiethema’s bezoekers praktisch kunnen toepassen. Leg daarna de locatie, sprekers en workshops vast voordat je het aanmeldformulier opent. Tijdens de voorbereiding komen techniek, workshopmaterialen, dieetwensen en bezoekersvragen samen. Plan de laatste controles niet op de avond zelf: test de presentatie, richt de ontvangstbalie in en zet de workshoptafels vooraf klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
4
Workshops definitief indelen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vragen van bezoekers beantwoorden
11
Sprekersinformatie versturen
12
Techniek testen
2 personen
13
Workshopmaterialen controleren
2 personen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Dranken koelen
19
Infomateriaal printen
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Meubilair klaarzetten
4 personen
22
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
23
Workshoptafels inrichten
3 personen
24
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
25
Infostands inrichten
3 personen
26
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Hapjes uitstallen
2 personen
29
Sprekers ontvangen
2 personen
30
Bezoekers registreren
3 personen
31
Programma toelichten
32
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
33
Vragen uit de zaal verzamelen
34
Pauzedranken aanvullen
2 personen
35
Workshops begeleiden
6 personen
36
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
37
Buffet opbouwen
3 personen
38
Buffet en dranken serveren
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
41
Panelgesprek begeleiden
2 personen
42
Publieksvragen modereren
43
Actiepuntenwand begeleiden
2 personen
44
Inschrijvingen voor acties verwerken
2 personen
45
Afsluiting aankondigen
46
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
47
Afval gescheiden verzamelen
2 personen

Nazorg

48
Servies afwassen
3 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
52
Locatie schoonmaken
3 personen
53
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Materialen retourneren
2 personen
56
Bedankberichten versturen
57
Presentaties en actiepunten delen
58
Aanmeldingen voor vervolgacties verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Presentatietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 90
Herbruikbare drinkglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Schortenaantal 5

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Naambordhoudersaantal 20
Infopanelenaantal 8
Posterpresentatiestandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 16
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Plakbriefjesaantal 30
Gekleurde stickersaantal 300
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Plantbakkenaantal 6
Regentonmodellenaantal 2
Grondmonstersetsaantal 6
Meetbekersaantal 12

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per onderdeel de starttijd, duur, begeleider en benodigde workshoptafel, zodat bezoekers weten waarvoor ze zich aanmelden.
Benader sprekers en workshopbegeleiders vroeg en stuur hun uiterlijk enkele dagen voor de avond de praktische informatie. Vraag daarbij naar presentatiemateriaal, reistijd en eventuele technische benodigdheden.
Open het aanmeldformulier zodra workshops definitief zijn ingedeeld. Verzamel direct dieetwensen en vragen van bezoekers, zodat je catering en inhoud uiterlijk enkele dagen vooraf kunt bijstellen.
Plan een volledige techniekstest vóór de avond: controleer laptop, beamer, projectiescherm, speakers, draadloze microfoon, stekkerdozen en verlengkabels samen in de ruimte.
Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst meubilair en workshoptafels, daarna ontvangstbalie, presentatietechniek en infostands. Zet bezoekerslijst, naamkaartjes en informatiemateriaal klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een klimaatadaptatieavond?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Houd de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, catering, techniek en materiaalcontrole vrij.
Wanneer moet ik de sprekers voor een klimaatadaptatieavond benaderen?: Benader sprekers zodra de datum en het voorlopige programma vaststaan, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Stuur de definitieve tijden, locatie en technische informatie uiterlijk 3 dagen voor de avond.
Wanneer test je de techniek voor een klimaatadaptatieavond?: Test de beamer, het scherm, de laptop, speakers en microfoon minstens 1 dag vooraf. Doe op locatie nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat de ontvangst begint.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor openen, meubilair, ontvangstbalie, workshoptafels, techniek en infostands. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van bezoekerslijst, catering en materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.