Organiser une soirée sur l’adaptation au climat
Une soirée sur l’adaptation au climat combine interventions, ateliers et échanges avec le public. Pour éviter les retards, commencez par fixer le programme et le lieu, puis confirmez rapidement les intervenants et les accompagnateurs. Les inscriptions servent ensuite à répartir les ateliers et à recueillir les besoins alimentaires. La dernière semaine doit être consacrée aux confirmations, aux tests techniques et à la préparation concrète de l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
- 4
Répartir définitivement les ateliers
2 personnes
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Répondre aux questions des visiteurs
- 11
Envoyer les informations sur les intervenants
- 12
Tester la technique
2 personnes
- 13
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
- 14
Passer la commande traiteur
- 15
Imprimer la liste des visiteurs
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Refroidir les boissons
- 19
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Événement
- 20
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 21
Installer le mobilier
4 personnes
- 22
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 23
Installer les tables d'atelier
3 personnes
- 24
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 25
Aménager les stands d'information
3 personnes
- 26
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
- 27
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 28
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 29
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 30
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 31
Présenter le programme
- 32
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
- 33
Recueillir les questions de la salle
- 34
Réapprovisionner les boissons de pause
2 personnes
- 35
Encadrer les ateliers
6 personnes
- 36
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
- 37
Monter le buffet
3 personnes
- 38
Servir le buffet et les boissons
5 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 41
Animer le débat
2 personnes
- 42
Modérer les questions du public
- 43
Animer le mur des actions à mener
2 personnes
- 44
Traiter les inscriptions aux actions
2 personnes
- 45
Annoncer la clôture
- 46
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
- 47
Collecter les déchets séparément
2 personnes
Suivi
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 50
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
- 51
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 52
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 53
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 54
Fermer le lieu
2 personnes
- 55
Retourner les matériels
2 personnes
- 56
Envoyer les messages de remerciement
- 57
Partager les présentations et les points d'action
- 58
Traiter les inscriptions aux actions de suivi
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 90
- Table d’accueil
- Table de présentationqté 2
- Poubellesqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Haut-parleursqté 2
- Micro sans filqté 2
- Multiprisesqté 5
- Rallongesqté 5
- Lampes rechargeablesqté 6
Vaisselle
- Gobelets à café réutilisablesqté 90
- Verres réutilisablesqté 90
- Assiettesqté 90
- Couvertsqté 90
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
- Saladiersqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Tabliersqté 5
Décoration
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 100
- Porte-nomsqté 20
- Panneaux d’informationqté 8
- Présentoirs pour postersqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Décoration de tableqté 12
Matériel d'atelier
- Chevaletsqté 6
- Feutres pour paperboardqté 24
- Tableaux blancsqté 4
- Marqueurs pour tableau blancqté 16
- Presse-papiersqté 12
- Blocs-notesqté 100
- Stylos à billeqté 100
- Post-itqté 30
- Autocollants colorésqté 300
- Ciseauxqté 12
- Bâtons de colleqté 12
- Rouleaux de cordeqté 4
- Bacs à plantesqté 6
- Modèles de récupérateur d’eau de pluieqté 2
- Kits d’échantillons de solqté 6
- Verres doseursqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Balais à mainqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Pinces à déchetsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour communiquer les informations sur les intervenants et répondre aux questions des visiteurs.
- Répartissez définitivement les ateliers après les premières inscriptions, puis indiquez clairement l’atelier attribué à chaque participant. Cela évite de déplacer les tables au dernier moment et facilite l’accueil.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les haut-parleurs et le micro sans fil au moins 48 heures avant la soirée. Vérifiez aussi les multiprises et les rallonges dans la salle, car une prise mal placée peut bloquer toute une présentation.
- Passez la commande traiteur après avoir consolidé les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez les en-cas le jour même, refroidissez les boissons suffisamment tôt et gardez les produits au frais dans les glacières.
- Ouvrez le lieu assez tôt pour installer le mobilier, le bureau d’accueil, les tables d’atelier et les stands d’information. Imprimez la liste des visiteurs, les badges et le matériel d’information avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée sur l’adaptation au climat ?
- Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement au moins trois semaines avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster les ateliers.
- Combien de temps avant faut-il tester le matériel de présentation ?
- Faites un premier test au moins 48 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements à l’ouverture du lieu. Testez séparément le vidéoprojecteur, le son, le micro et l’ordinateur.
- Quand commander les repas et les boissons ?
- Consolidez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de passer la commande, de préférence 5 à 7 jours à l’avance. Préparez les en-cas le jour de la soirée et refroidissez les boissons avant l’arrivée du public.
- À quelle heure faut-il ouvrir la salle ?
- Prévoyez l’ouverture au moins 90 minutes avant le début annoncé. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises, l’accueil, les stands, le matériel technique et les badges sans empiéter sur l’accueil des participants.
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