Een klassiek muziekfestival organiseren: zo pak je het aan

Begin met de festivaldatum, het programma en de betrokken artiesten. Pas als ensembles, repertoire en speeltijden vaststaan, kun je uitnodigingen, reserveringen en techniek goed plannen. Werk daarna terug vanaf de festivaldag: regel informatie voor musici, vrijwilligers, catering en publieksontvangst op tijd. Op de dag zelf draait veel om een rustige opbouw, een gecontroleerde podiumindeling en een laatste controle van geluid, verlichting en muziekpartijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten en ensembles bevestigen
2 personen
3
Repertoire en speeltijden verzamelen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
2 personen
8
Programma afdrukken
2 personen
9
Routebeschrijving verspreiden
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Artiesteninformatie versturen
12
Technische benodigdheden controleren
2 personen
13
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen
19
Locatie controleren
2 personen
20
Podiumvloer reinigen
2 personen
21
Podium opbouwen
4 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
25
Pianokruk en stoelen plaatsen
2 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
30
Programma's klaarleggen
2 personen
31
Entreebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Artiestenruimte inrichten
2 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Publieksroute vrijmaken
2 personen

Event

36
Artiesten ontvangen
2 personen
37
Instrumenten uitladen
3 personen
38
Publiek ontvangen
4 personen
39
Programma's uitdelen
2 personen
40
Garderobe bemannen
2 personen
41
Openingsconcert begeleiden
3 personen
42
Pauzebuffet serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
45
Tweede concert begeleiden
3 personen
46
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
47
Avondprogramma aankondigen
48
Avondconcert begeleiden
3 personen
49
Publieksvragen begeleiden
2 personen
50
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
51
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

54
Instrumenten inpakken
3 personen
55
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
56
Podium leegmaken
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven catering opslaan
2 personen
65
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
66
Artiestenspullen naleveren
67
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Artiestenstoelenaantal 24
Pianokrukkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 220
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 30
Dirigentenlessenaar
Digitale piano
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Zaklampenaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Rolwagensaantal 3

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Espressokopjesaantal 60
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 30

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Poetsdoekenaantal 30
Reinigingssprayaantal 6
Handvegersaantal 4

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 220
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Pennenaantal 30
Registratielijstenaantal 10
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 8
A4-mappenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampen voor nooduitgangenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Tips

Leg repertoire en speeltijden uiterlijk enkele weken vooraf vast. Zo weet je hoeveel muzieklessenaars, artiestenstoelen en pianokrukken nodig zijn en voorkom je wijzigingen tijdens de opbouw.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit de inventarisatie minimaal 7 dagen voor het festival. Daarmee kun je catering, servies en tafelindeling in één keer voorbereiden.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met route, aankomsttijd, speelvolgorde en technische afspraken. Vraag ensembles ook wanneer zij muziekpartijen en eventuele podiumwensen aanleveren.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst podiumvloer en podiumdelen, daarna stoelen en tafels, vervolgens lessenaars, piano en techniek. Controleer kabels met kabelgoten en kabelbinders voordat publiek binnenkomt.
Reserveer op de festivaldag minstens 60 minuten voor een technische controle. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren en podiumspots met de musici die het programma openen, niet alleen met een lege zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan het programma en de speeltijden uiterlijk 6 weken vooraf, zodat uitnodigingen, techniek en catering daarop kunnen aansluiten.
Wanneer moet het programma van een klassiek muziekfestival klaar zijn?: Maak het definitieve programma minstens 3 weken voor het festival. Druk de programma’s pas af nadat namen, repertoire en speeltijden zijn gecontroleerd; plan daarvoor nog 2 werkdagen voor een laatste correctie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekfestival?: Reken voor podium, stoelen, lessenaars, piano en techniek op minimaal 2 uur opbouwtijd. Reserveer daarna nog 60 minuten voor soundcheck, verlichting, kabelcontrole en het klaarzetten van artiestenstoelen.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een muziekfestival?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie minimaal 7 dagen voor het festival. Controleer de boodschappen en het servies de dag vóór het evenement, zodat koelen en voorbereiden niet door elkaar lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.