Comment organiser un festival de musique classique

Un festival de musique classique se construit d’abord autour du programme, puis autour des contraintes des artistes et du lieu. Fixez la date, confirmez les ensembles et recueillez rapidement le répertoire ainsi que les horaires de passage. Ensuite, coordonnez les inscriptions, les bénévoles, la technique et l’accueil du public. Le jour venu, la scène doit être prête avant l’arrivée des musiciens, avec les pupitres, le piano, les sièges et les branchements vérifiés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
2
Confirmer les artistes et ensembles
2 personnes
3
Recueillir le répertoire et les horaires de passage
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Faire les réservations
2 personnes
8
Imprimer le programme
2 personnes
9
Diffuser l’itinéraire
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les informations sur les artistes
12
Vérifier le matériel technique
2 personnes
13
Rassembler les partitions
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer le service traiteur
3 personnes
19
Vérifier le lieu
2 personnes
20
Nettoyer le sol de la scène
2 personnes
21
Monter la scène
4 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les pupitres
3 personnes
25
Installer le tabouret de piano et les chaises
2 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Raccorder le matériel audio
3 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
30
Préparer les programmes
2 personnes
31
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Aménager la loge des artistes
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Dégager le parcours du public
2 personnes

Événement

36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Décharger les instruments
3 personnes
38
Accueillir le public
4 personnes
39
Distribuer les programmes
2 personnes
40
Tenir le vestiaire
2 personnes
41
Encadrer le concert d'ouverture
3 personnes
42
Servir le buffet de pause
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
45
Encadrer le deuxième concert
3 personnes
46
Servir le repas des artistes
3 personnes
47
Annoncer le programme du soir
48
Animer le concert du soir
3 personnes
49
Animer les questions du public
2 personnes
50
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
51
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
52
Rassembler les objets trouvés
53
Distribuer le vestiaire
2 personnes

Suivi

54
Emballer les instruments
3 personnes
55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
56
Vider la scène
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Stocker la restauration restante
2 personnes
65
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
66
Réapprovisionner le matériel des artistes
67
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Chaises pour artistesqté 24
Tabourets de pianoqté 2
Portantsqté 4
Cintresqté 220
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Pupitres de musiqueqté 30
Pupitre de chef d’orchestre
Piano numérique
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Serre-câblesqté 100
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 4
Lampes de pocheqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Chariots roulantsqté 3

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 120
Tasses à espressoqté 60
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Spray nettoyantqté 6
Balais à mainqté 4

Papeterie

Brochures du programmeqté 220
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Stylosqté 30
Listes d'inscriptionqté 10
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 8
Classeurs A4qté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Panneaux d'avertissement pour câblesqté 8
Lampes de poche pour les sorties de secoursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Bloquez le programme avant d’imprimer quoi que ce soit : prévoyez pour chaque ensemble un horaire d’arrivée, de passage et de rangement. Demandez les partitions et les besoins techniques au moins 3 semaines à l’avance.
Ne limitez pas la préparation aux artistes : recueillez les besoins alimentaires des inscrits et confirmez les réservations avant de faire les courses. Prévoyez le refroidissement des boissons et le service traiteur dans le planning du jour.
Faites un plan précis de la scène avant le montage. Comptez les pupitres, les chaises d’artistes, le tabouret de piano et les câbles nécessaires à chaque formation, puis gardez une marge pour les rallonges et multiprises.
Testez la sonorisation et l’éclairage avant l’ouverture des portes : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, retours et projecteurs doivent être contrôlés ensemble. Protégez les câbles avec des goulottes et des serre-câbles pour éviter les chutes.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour l’orientation des artistes et une pour la coordination technique pendant les changements de plateau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique classique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, construire le programme, gérer les inscriptions et réserver le lieu. Commencez plutôt 3 à 6 mois à l’avance si plusieurs ensembles ou un piano sont concernés.
Quand faut-il demander le répertoire et les besoins techniques des musiciens ?: Demandez ces informations dès la confirmation des artistes, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Fixez une date limite à 3 semaines pour recevoir les partitions, les horaires de passage et les demandes de matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la scène ?: Réservez au moins 3 heures pour vérifier le lieu, nettoyer la scène, monter les éléments de podium, installer les chaises et positionner les pupitres. Ajoutez 60 à 90 minutes pour les tests de sonorisation et d’éclairage.
Quand imprimer le programme du festival ?: Attendez que les artistes, le répertoire et les horaires soient définitivement confirmés. Lancez l’impression 7 à 10 jours avant l’événement, afin de garder quelques jours pour corriger une erreur ou un changement de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.