Zo organiseer je een klantenconferentie

Begin een klantenconferentie niet met de uitnodiging, maar met de datum, locatie en het programma. Daarna leg je sprekers, catering en techniek vast, zodat je weet wat haalbaar is en welke informatie deelnemers krijgen. Open vervolgens de aanmelding en verzamel dieetwensen en andere praktische gegevens. In de laatste week draait alles om bevestigen, naamkaartjes, presentaties en een controle van de registratiebalie. Op de dag zelf moeten leveringen, techniek en zaalopstelling vóór de ontvangst klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Presentaties verzamelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Techniek reserveren
9
Reserveringen bevestigen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Herinnering versturen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Cateringdetails bevestigen
16
Techniekdetails bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Verse producten inkopen
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Leveringen aannemen
2 personen
23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
26
Presentatieruimte inrichten
2 personen
27
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
28
Microfoons plaatsen
2 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Presentaties testen
2 personen
31
WiFi en stroom testen
32
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
39
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

40
Sprekers ontvangen
2 personen
41
Gasten registreren
3 personen
42
Welkomstdrank serveren
3 personen
43
Opening begeleiden
2 personen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
46
Koffie en thee bijvullen
2 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Servies ophalen
2 personen
49
Middagprogramma begeleiden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
52
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
53
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
54
Diner serveren
4 personen
55
Gebruikt servies ophalen
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Borrelhapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afscheid begeleiden
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Restanten veilig opbergen
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Meubilair opruimen
4 personen
65
Techniek uitschakelen
2 personen
66
Techniek demonteren
2 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Toiletten controleren
69
Materialen inpakken
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen verwerken
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters, microfoons en luidsprekers samen met de presentaties; één ontbrekende adapter kan de start vertragen.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de ochtend zelf. Verwerk aanmeldingen dagelijks, vraag dieetwensen uiterlijk een week vooraf uit en druk de deelnemerslijst en naamkaartjes minimaal één werkdag tevoren af.
Bevestig catering en techniek twee keer: bij de reservering en opnieuw enkele dagen voor het event. Controleer daarbij aantallen, levertijden, aansluitingen en wie de levering op locatie aanneemt.
Zet registratie, zaal en podium in een vaste volgorde klaar. Bouw eerst tafels en stoelen op, plaats daarna de registratiebalie en podiumachtergrond en test vervolgens beeld en geluid voordat deelnemers binnenkomen.
Tel servies en stroomvoorziening niet alleen op basis van het programma. Controleer waterglazen, koffiekopjes, besteksets, stekkerdozen en verlengkabels samen met de boodschappenlijst; deze kleine onderdelen worden vaak te laat aangevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klantenconferentie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Reserveer sprekers, catering en techniek daarna zo snel mogelijk, zodat je de uitnodiging uiterlijk 6 tot 8 weken voor de conferentie kunt versturen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een klantenconferentie?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Sluit de aanmelding 1 tot 2 weken voor het event of eerder als catering en naamkaartjes definitief moeten worden besteld.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een klantenconferentie?: Vraag dieetwensen direct uit via het aanmeldformulier en controleer de lijst opnieuw 7 dagen voor de conferentie. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de ontvangst voor beamer, scherm, laptop, bekabeling, microfoons en geluid. Test iedere presentatie en laat een reserve-HDMI-adapter, verlengkabel en stekkerdoos klaarleggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.