Kundenkonferenz organisieren: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Referenten und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und prüfe, ob Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker zusammenpassen.
• Öffne die Anmeldung, sobald Datum, Ort und Programm stehen – idealerweise 6 Wochen vorher. Verschicke 10 bis 14 Tage vor dem Termin eine Erinnerung und schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vorher für den Druck der Namensschilder.
• Übermittle dem Catering die voraussichtliche Personenzahl zunächst 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die endgültige Zahl 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Erfasse vegetarische, vegane und allergiebedingte Wünsche direkt im Anmeldeformular.
• Plane für die Technik einen vollständigen Test am Vortag oder mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt. Teste jedes Funkmikrofon, die Lautsprecher, den Beamer, die Projektionsleinwand und die Stromversorgung mit Verlängerungskabeln.
• Bereite den Veranstaltungsort in einer festen Reihenfolge vor: Lieferungen annehmen, Tische und Stühle stellen, Registrierungstresen aufbauen und danach Bühne sowie Technik einrichten. Lege Materialien, Teilnehmerliste und Namensschilder spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kundenkonferenz organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Referenten, Catering und Technik sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für eine Kundenkonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor der Konferenz, damit genug Zeit für Rückmeldungen bleibt. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vorher erhöht die Zahl der verbindlichen Anmeldungen.

Wann muss die Teilnehmerzahl an das Catering gemeldet werden?

Melde eine erste Schätzung 2 bis 3 Wochen vorher. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche bestätigst du 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kundenkonferenz?

Plane je nach Raumgröße mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Bühne und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen, Präsentationen und Lieferungen ist ein Aufbau am Vortag zuverlässiger.