Zo organiseer je een klantenbarbecue zonder last-minute gedoe

Begin een klantenbarbecue niet met boodschappen, maar met het aantal gasten en hun dieetwensen. Leg daarna leveranciers, BBQ’s, tafels en stoelen vast en werk het menu uit met duidelijke allergeneninformatie. Pas wanneer het definitieve aantal bekend is, koop en portioneer je vlees, vegetarische producten, salades en dranken. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst terrein en zitplaatsen, daarna buffet en bar, en pas dan de BBQ’s en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Leveranciers reserveren
5
Definitief aantal gasten bepalen
6
Tafels en stoelen reserveren
7
BBQ's en koelboxen reserveren
8
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
9
Indeling van terrein maken
10
Weersverwachting controleren
11
Gastenlijst en dieetlijst printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
14
Vlees en vegetarische producten portioneren
2 personen
15
Sauzen en salades voorbereiden
2 personen
16
Servies en materialen controleren
2 personen
17
Locatie en toiletten controleren
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Bar en buffet inrichten
3 personen
21
BBQ's veilig plaatsen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Muziek en verlichting testen

Event

24
BBQ's aansteken
2 personen
25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
27
Barbecuegerechten grillen
3 personen
28
Buffet aanvullen
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Servies en afval verzamelen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
BBQ's veilig doven
2 personen
34
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
35
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
36
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
37
Locatie en meubilair schoonmaken
3 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Materialen controleren en inpakken
2 personen
40
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Tangenaantal 6
Aluminium bakjesaantal 20
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Baniersaantal 4
Ballonnenaantal 60
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de uitnodiging direct naar dieetwensen en allergieën en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue. Print daarna een gastenlijst met dieetlijst voor de keuken en bediening.
Reserveer BBQ’s, gasflessen, koelboxen, tafels en stoelen zodra de datum vaststaat. Controleer 3 dagen vooraf of alle materialen daadwerkelijk beschikbaar zijn en of je genoeg koelelementen hebt.
Maak de terreinindeling vóór je gaat opbouwen. Houd de BBQ’s op een veilige plek, gescheiden van gasten en buffet, en laat voldoende loopruimte tussen tafels, bar en toiletten.
Portioneer vlees en vegetarische producten vooraf en gebruik aparte snijplanken, messen en tangen. Bewaar gekoelde producten in koelboxen en haal ze pas uit de koeling wanneer ze op de BBQ of het buffet komen.
Plan minimaal 2 uur voor de ontvangst opbouwtijd in. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, richt daarna buffet en bar in en test muziek en verlichting vóór je de BBQ’s aansteekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een klantenbarbecue?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en reserveringen van BBQ’s, tafels, stoelen en eventuele tenten. Leg het definitieve aantal gasten en het menu ongeveer 7 dagen vooraf vast.
Hoeveel vlees heb je nodig voor een klantenbarbecue?: Reken gemiddeld op 300 tot 400 gram vlees en vegetarische producten per volwassen gast, afhankelijk van brood, salades en bijgerechten. Bestel voor het definitieve aantal gasten en houd alleen bij grote onzekerheid ongeveer 10 procent reserve aan.
Wanneer moet je dieetwensen voor een barbecue verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en controleer de lijst opnieuw bij de aanmelding. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement, zodat je menu, portionering en allergeneninformatie nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een klantenbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle. Controleer vóór ontvangst de toiletten, koeling, gasflessen, veilige plaatsing van de BBQ’s, verlichting en geprinte gastenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.